S’il y a bien un domaine où l’arrivée d’outils gratuits a tout révolutionné, c’est celui de la gestion de projet ! Il est désormais beaucoup plus facile de travailler en équipe et de bien structurer les étapes d’un projet grâce à plusieurs solutions que je vous propose de découvrir dans cet article.
Selon vos besoins et vos types de fonctionnement l’un ou l’autre de ces outils vous sera utile pour vos projets, je vais donc pour chacun résumez ces forces et faiblesses. Trouvez enfin votre logiciel de gestion de projet idéal dans cette sélection !
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de projet ?
Un logiciel de gestion de projet est un outil ou un ensemble d’outils destiné à faciliter l’organisation des projets, afin de permettre aux équipes d’être plus efficaces. Nécessairement collaboratif, il a pour objectif de faciliter les échanges entre ses membres, dans le but de faciliter l’adoption d’une vision globale sur le projet tout en organisant de manière précise les plannings et les détails du projet. Le chef de projet peut optimiser les temps de travail de chaque collaborateur, tout en ayant un suivi précis de la progression et du respect des budgets autant que des délais.
Quels sont les meilleurs logiciel de gestion de projet ?
Chef de projet ou manager, vous savez que fédérer une équipe autour d’un projet demande un certain savoir-faire, surtout si l’on cherche à rationaliser l’usage des compétences, les flux d’informations et de données, en tenant compte du facteur temps. Alors que les entreprises ont parachevé leur digitalisation, les logiciels de gestion de projet sont devenus indispensables. Pourquoi ? Que sont-ils exactement, et comment choisir celui qui correspond précisément à votre besoin ? Explications.
1. monday.com
Vous recherchez un outil de gestion de projet et de travail en équipe performant, efficace et intuitif ? monday.com est le logiciel en ligne idéal car il dispose de nombreuses fonctionnalités comme la gestion des tâches (priorisations, assignation aux membres de l’équipe), la mise en place d’objectifs et de délais afin de garantir une bonne productivité.
Vous contrôlez tout en un seul endroit en suivant l’avancée des projets en temps réel. Vous pouvez stocker des fichiers directement dans l’espace de travail collaboratif mais aussi connecter des milliers d’autres outils pour accélérer les projets.
C’est sans nul doute le logiciel de gestion de projets qui correspond le plus souvent aux besoins des entreprises, toutes tailles confondues. Planifier un projet et le mener à bien en gardant une bonne gestion du temps, c’est l’objectif qui sera atteint grâce à cette solution. L’outil propose un essai gratuit sans engagement pendant 14 jours.
2. Hubspot
Le nouvel outil de gestion de projet de HubSpot est une solution en ligne qui vous permet de suivre aisément votre progression en équipe. Il offre une intégration profonde avec les fameux outils marketing et CRM d’HubSpot.
Les listes de tâches peuvent être publiques ou privées, de sorte que chacun peut voir ce sur quoi les autres travaillent. Chaque tâche a également une date limite et vous pouvez lier chaque tâche à un projet, qui sont organisés par étapes ou par catégories. L’outil prend en charge toutes sortes de formats pour les tâches et des modèles sont intégrés pour vous aider à démarrer. Vous pouvez avoir des couleurs différentes pour les différentes personnes de votre équipe. Et vous disposez d’un suivi du temps ainsi que d’autres fonctionnalités telles que les forums de discussion, les sondages, etc… L’outil regorge de fonctionnalités intéressantes et il est très facile à configurer.
A noter que ce logiciel de gestion de projet ne propose pas pour l’instant de diagramme de Gantt qui fournit un aperçu visuel de votre flux de travail comme monday.com et Wrike le proposent par exemple.
3. Wrike
Wrike a pour but de vous faire gagner du temps et de permettre à tous les membres de votre équipe de se concentrer sur leurs responsabilités principales. Qu’il s’agisse de suivre et d’organiser des tâches, de gérer des calendriers ou de communiquer par le biais de forums de discussion, Wrike peut vous aider à rationaliser votre flux de travail et à terminer vos projets plus rapidement. Avec Wrike, vous pouvez collaborer en temps réel et cet outil offre de nombreuses fonctionnalités utiles telles que des rapports et des tableaux de bord pour une analyse rapide des données afin que vous puissiez suivre l’avancement des projets. Vous pouvez aussi gérer les horaires de travail de chaque membre de l’équipe, des diagrammes de Gantt pour visualiser l’avancement dans le temps, des contrôles de sécurité à plusieurs niveaux, des téléchargements de fichiers et bien plus encore.
4. Teamwork
Gérer des projets avec des équipes différentes ou même des personnes extérieures à votre organisation peut s’avérer complexe. C’est là que le logiciel Teamwork entre en jeu. Vous travaillez avec plusieurs personnes ou équipes qui ont des compétences spécialisées pour atteindre vos objectifs. Que vous collaboriez avec des employés, des indépendants ou encore partenaires extérieurs pour atteindre un objectif final, Teamwork peut vous faciliter la tâche.
Teamwork aide les chefs de projet à garder la trace de toutes leurs tâches, documents, discussions, contacts, etc. Il vous donne une vision claire du travail effectué dans tel ou tel projet ou tâche, où que vous soyez. Vous pouvez rechercher des fichiers ou des conversations sur votre ordinateur ou via des applications mobiles par mot-clé (ce qui facilite la recherche). Avec le calendrier du travail en équipe, vous pouvez planifier des projets facilement tout en collaborant avec d’autres personnes et gérer plusieurs projets à la fois.
5. Favro, le logiciel de gestion de projet qui monte
Favro est un outil de gestion de projet et de collaboration avec lequel les collaborateurs peuvent planifier, suivre et faire évoluer les idées. Conçu pour s’adapter à la taille et aux besoins de tout projet, Favro permet aux utilisateurs d’ajouter des fonctionnalités et des intégrations selon leurs besoins. Favro offre des tableaux d’équipe, des rapports agrégés, ainsi qu’une prise en charge intégrée des fonctions Kanban et SCRUM.
Les projets sont décomposés en différentes tâches ce qui permet de suivre chaque tâche individuellement. La solution dispose d’un tableau de planification dans lequel les employés peuvent dresser la liste de leurs tâches et informer les autres membres de l’équipe de l’état des tâches.
Favro, tout comme Trello, est un logiciel de gestion de projet basé sur le kanban. La principale différence est que Favro possède plus de fonctionnalités que Trello ainsi que davantage d’intégrations avec des applications tierces et d’automatisations possibles.
6. Trello
Peut-être le plus connu des outils de gestion gratuits, Trello fait partie des incontournables ! Le concept de gestion de projet est sous la forme de « cartes » contenant des listes d’actions que vous pouvez déplacer sur un tableau que vous avez structuré avec des colonnes selon vos besoins. Vous pouvez par exemple créer une colonne des actions urgentes et importantes, une autres pour celle urgentes et non importantes, etc. Cette logique suit la méthodologie kanban pour la gestion de projet (celle utilisée par Toyota).
7. Nutcache
Nutcache tombe dans la catégorie des solutions tout-en-un, c’est-à-dire qu’outre la gestion de projet collaborative, Nutcache offre aux équipes de toutes tailles un logiciel complet de gestion incluant la budgétisation des projets, l’assignation de tâches, le suivi du temps, la gestion des dépenses et la facturation finale. Avec ce logiciel, pas besoin de formation en gestion. Nutcache est gratuit pour les équipes comptant jusqu’à 20 membres ce qui peut vous permettre dans un premier temps de faire un essai gratuit avant de vous lancer si besoin vers la formule payante.
8. FreedCamp
Pour ceux qui connaissent l’outil de gestion BaseCamp, ils ne seront pas dépaysée par FreedCamp qui en reprend les fonctionnalités principales, mais avec l’avantage d’être en freemium. L’idée ici est de gérer des projets en équipe avec plusieurs fonctionnalités telles que l’assignation de tâches, la possibilité de commentez, une vue calendrier des actions à effectuer, un gestion des documents, etc. L’outil est bien pensé si vous avez plusieurs projets en parallèle avec plusieurs équipes.
9. Zoho Projects
Zoho Projects fait partie, comme son nom l’indique, de la suite d’outils professionnels Zoho (CRM, Docs, Mail, etc.). Parmi les avantages notables de la solution, on peut citer les dashboards sur l’avancement des tâches ainsi que le système intégré de time tracking, potentiellement très intéressant pour les agences notamment. On peut également noter l’intégration aux autres solutions de Zoho, ainsi qu’à Google Docs ou Dropbox.
10. Wimi
Wimi est un logiciel de gestion de projet français en freemium créé en 2010. L’interface est très agréable avec également une présentation sous la forme de kanban. À noter que Wimi propose également plusieurs outils professionnels potentiellement utiles tels que des Channels de discussion, appels vidéos/audios, plateformes collaboratives, etc. Sachez que Wimi propose un webinar gratuit pour vous aider à comprendre ses différentes fonctionnalités et pouvoir gérer et planifier vos projets en toute simplicité. C’est parfait pour un suivi de vos projets personnalisable.
11. Todoist
C’est l’outil de todolist que j’utilise chaque jour pour ma gestion de tâches, mais également un excellent outil simple de gestion de projet grâce à l’option équipes et la possibilité d’ajouter des fichiers et des commentaires. J’aime particulièrement le design épuré et plusieurs bonnes idées telles que la reconnaissance des dates directement dans les tâches. Petit bonus de todoist : possibilité de suivre les tâches fixées via sa montre connectée.
12. Microsoft To Do
Pour ceux qui connaissaient Wunderlist, sachez que ce logiciel n’existe plus puisque cette solution a été rachetée par Microsoft pour devenir Microsoft To Do. C’est un avantage non négligeable pour ce logiciel qui profite ainsi d’un lien serré avec les autres logiciels du groupe. Dans une logique de gestion de projets c’est une information cruciale. Il est simple d’utilisation et très efficace. Son application smartphone en plus de l’application web vous permettra d’y avoir accès partout même lorsque vous n’avez pas votre ordinateur à portée de main.
Mon analyse en vidéo des meilleurs outils de gestion de projet
En parallèle de cet article, j’ai également réalisé une analyse de différents logiciels de gestion de projet dans une vidéo complète. Je vous laisse découvrir mes conclusions ci-dessous.
En résumé, pour trouver la solution de gestion de projets qui vous correspondra le mieux, il faut tenir compte de plusieurs paramètres :
- Souhaitez-vous une version gratuite ou êtes-vous prêt à prendre une version payante (à condition bien sûr que cette option propose une réelle plus value avec un rapport qualité-prix intéressant) ?
- Quel est le nombre d’utilisateurs qui doit avoir accès à ce logiciel de planification ? Ceci vous permettra de voir si vous avez besoin de recourir à un logiciel proposant un nombre illimité d’utilisateurs.
- Quelles sont les options dont vous avez réellement besoin dans votre quotidien (diagramme de Gantt, mise en place d’alertes sur les délais à tenir, possibilité d’entrer une liste de tâches conséquente et de piloter des projets différents sur le même outil par exemple) ?
- Préférez-vous une gestion classique ou plus évoluée permettant de gérer de grands projets et établir ainsi un portefeuille de projets complexes ?
- Cherchez-vous un logiciel de gestion de projets permettant une prise en main intuitive pour une gestion agile et efficace ?
Comment fonctionne un outil de gestion de projet ?
Il existe plusieurs types de logiciels de gestion de projet, capables chacun à leur manière de fonctionner selon deux axes principaux.
La gestion du temps et des activités au sein du projet
Un logiciel de gestion de projets est en premier lieu un outil de planification. Il centralise tout ce qui concerne les délais et les timings à respecter. Ainsi, une fois entrés les prévisionnels contraints par le respect des objectifs, l’outil peut offrir la vision claire des timings dévolus à chaque membre d’une équipe afin que les délais puissent être respectés, et que les tâches successives puissent être planifiées à leur tour. Le logiciel est aussi apte à établir les liens entre les activités et les tâches, ce qui permet de récupérer du temps de réunion ou d’échange sacrifié pour cette même planification.
Parallèlement à cette gestion du temps, le logiciel propose une interface permettant d’établir la liste des travaux à organiser, en intégrant des informations sur le degré d’accomplissement de ceux-ci. Le chef de projet peut classer les tâches selon qu’elles sont en cours, à faire, ou effectuées, par exemple.
Certains logiciels sont plus ou moins destinés à optimiser la gestion des tâches dans le temps, donc la productivité.
Enfin, un outil gestion de projet sous forme de plateforme en ligne offre bien souvent des possibilités importantes de stockage de données.
La gestion des personnels concernés par le projet
Un logiciel de gestion de projet est aussi susceptible de regrouper des outils mis au service du management des parties prenantes. Cela inclut premièrement des outils liés à la gestion de ressources humaines, ainsi que des outils destinés à stimuler la collaboration.
Les premiers se destinent en premier lieu à faciliter l’affectation des tâches, en proposant une interface fluide et permettant une vision globale sur les équipes concernées. Il devient alors possible de rationaliser la charge de travail en fonction des besoins et de la disponibilité des personnels. Les seconds, toujours dans cette logique de rationalisation, permettent l’évolution du fonctionnement des équipes selon la méthode kanban : ils ont pour maître mot flexibilité et efficacité.
Quels sont les critères pour choisir un bon logiciel de gestion de projet ?
Un certain nombre de critères peuvent vous aider à choisir le meilleur logiciel de gestion de projet pour vous. En prenant le temps d’analyser les capacités de différents logiciels, y compris open source (et oui, peut-être que dans votre cas, un logiciel de gestion de projet gratuit fera l’affaire), vous trouverez celui qui vous fera réellement gagner en productivité.
La capacité à importer des fichiers numériques, tout en les associant aux tâches et projets adéquats
La simple gestion des ressources numériques peut être très chronophage. Or, voir les collaborateurs du projet passer du temps à gérer des copier-coller et effectuer des recherches hasardeuses sur des supports trop variés est un souci majeur pour les chefs de projets. Il faut donc que l’importation de fichiers depuis un ordinateur soit simple, et que l’espace de stockage soit illimité.
Sa compatibilité avec les principaux outils préexistants
Un travail collaboratif ne peut être mené à bien si les différents collaborateurs ne peuvent gérer les compatibilités entre leurs propres outils. Une interface collaborative unique et rentable doit donc être capable de partager ses fichiers depuis les principaux outils utilisés, tels que OneDrive, Dropbox, Google Drive, ou encore Box.
Une interface de partage des contenus professionnels fluide et efficace
La transparence est une qualité essentielle à la réussite d’un projet mené en équipe. En effet, données et informations se doivent d’être décloisonnées, afin de fluidifier les échanges et le contrôle de ces dernières, mais aussi de permettre à tout collaborateur de sélectionner lui-même la ressource sans avoir à la demander. Cela permet aussi d’éviter les doublons malheureux provoqués par une méconnaissance de l’activité d’un collaborateur travaillant souvent à distance.
FAQ
Quels sont les différents types de logiciels de gestion de projets ?
Il existe trois grands types de logiciels de gestion de projet. Les plus complexes à utiliser, toujours payants, mais généralement appréciés des chefs de projet professionnels aguerris, offrent de larges fonctionnalités et sont très largement personnalisables. Une seconde catégorie de logiciels payants offre des solutions préconstruites, demandant une certaine dextérité, mais permettant de conserver une certaine souplesse et un côté généraliste très modulable.
Enfin, plus accessibles, voire gratuites, vient la catégorie des plateformes multimodales, dotées de templates pré-remplis offrant un univers correspondant à votre domaine d’expertise.
Quelle est la différence entre un logiciel de gestion de projet et un logiciel de gestion des tâches ?
Disons que le second est, à la rigueur, une composante du premier, ou bien un logiciel indépendant ne répondant qu’à un seul besoin, la répartition des tâches. Les logiciels de gestion des tâches peuvent être utiles dans la fonction qui est la leur, mais seul un logiciel de gestion de projet dispose de la puissance nécessaire à l’optimisation de l’ensemble du cycle de vie d’un projet.
Il n’existe pas un logiciel de gestion de projet à recommander plus qu’un autre puisque cela dépend essentiellement de vos besoins et de l’utilisation que vous en ferez. Il faudra avant tout penser ergonomie et facilité d’utilisation car une chose est sûre : si un logiciel ne vous semble pas simple d’utilisation, pour vous ou vos collaborateurs, il n’aura aucune utilité même avec les meilleures options du monde.
