Apparu aux confins de la Mésopotamie, le tampon encreur s’est démocratisé avec l’arrivée du caoutchouc en 1839. Objet du quotidien dans les entreprises, il permet d’apposer rapidement les informations essentielles sur les documents administratifs. À tous les prix et dans toutes les formes, standards ou personnalisés, les tampons encreurs se déclinent aujourd’hui à l’infini. Devant la multitude de produits, difficile parfois de faire le bon choix pour son entreprise. Fréquence d’utilisation, fonction, taille et forme : voici quatre critères pour vous aider à choisir un tampon encreur pour votre PME.
Critère n° 1 : la fréquence d’utilisation
Choisir un tampon encreur pour entreprise demande de connaître sa fréquence d’utilisation. En fonction de cela, deux choix s’offrent à vous : les tampons en bois et les tampons automatiques. Si ces derniers remplissent la même fonction, la manière d’encrer le timbre diffère.
Le tampon en bois est particulièrement recommandé pour un usage rare. Économique, solide et esthétique, ses qualités sont nombreuses. Ce modèle traditionnel requiert cependant l’utilisation d’un encreur séparé. Afin de garantir la longévité de l’empreinte, vous devrez également l’essuyer après utilisation. Ces caractéristiques font du tampon en bois le modèle idéal pour un emploi peu intensif.
Pour une utilisation occasionnelle ou intensive, il est conseillé de choisir un tampon encreur automatique. Inventé par l’entreprise allemande Trodat en 1976, il intègre un encrier qui permet un réencrage automatique de l’empreinte et donc un gain de temps. Ces produits se déclinent en plastique ou en métal. Si le plastique est recommandé pour une utilisation occasionnelle (gamme Printy par exemple), le métal offre une résistance importante dans le cadre d’un usage intensif.
Critère n° 2 : la fonction
Qu’il soit en bois ou automatique, votre tampon encreur se doit de répondre à vos besoins administratifs. En fonction de cela, deux types de modèles existent : les tampons types et les tampons personnalisés.
Les tampons types désignent un ensemble de modèles standards. Ils englobent :
- Les tampons administratifs. Ils permettent d’indiquer des mentions fréquentes comme « confidentiel », « validé » ou encore « payé ». Particulièrement utilisés dans les services de secrétariat ou de comptabilité, ces produits évitent de recourir à l’inscription manuscrite d’informations récurrentes. Ils offrent de cette manière un gain de temps conséquent.
- Les tampons dateurs, qui peuvent être réglés quotidiennement à l’aide de molettes. Ils permettent ainsi d’indiquer le jour, le mois et l’année sur les documents. Ce type de tampon est principalement employé dans le suivi de dossiers.
- Les tampons numéroteurs, composés de quatre à dix chiffres. Ils facilitent notamment l’archivage de fichiers reliés à un même dossier. Certains modèles, appelés « folioteurs » proposent également une structure avec rotation automatique des chiffres.
Néanmoins, ces tampons standards ne correspondent pas toujours aux besoins de votre entreprise. Ainsi, si vous souhaitez identifier votre établissement sur vos documents administratifs, vous devrez opter pour un tampon personnalisé. Pour une PME, il est conseillé de faire apparaître les éléments suivants : raison sociale, adresse, siret, siren ou rcs et numéro de TVA intracommunautaire. Le téléphone, l’adresse mail et le site internet restent des informations facultatives. En fonction des éléments retenus pour votre tampon, sélectionnez ensuite un modèle conçu pour recevoir le nombre de lignes de texte nécessaires.
Critère n° 3 : la taille
La taille d’un tampon dépend à la fois de la structure externe, mais également de la taille de l’empreinte. Cette dernière dépend du nombre de lignes, et donc de la quantité souhaitée d’informations.
Choisissez la taille du tampon en fonction de son utilisation. Vous êtes amené à l’employer au cours de vos déplacements professionnels ? Optez pour un tampon petit et léger. Il existe notamment des tampons de poche, facilement transportables. Néanmoins, si votre tampon est destiné à rester sur votre bureau, un encombrement plus conséquent ne sera pas problématique.
Critère n° 4 : la forme
Rond, carré, rectangulaire ou ovale, là encore, la forme de votre tampon encreur doit être sélectionnée en fonction de son utilisation.
Avec une forme courante, le tampon encreur rectangulaire est particulièrement recommandé pour les échanges de documents officiels. La forme carrée permet quant à elle une touche d’originalité. Elle est surtout utilisée pour tamponner les logos avec précision.
Plus douces, les formes rondes ou ovales apportent une touche d’originalité à votre tampon encreur. Un modèle ovale saura sans aucun doute attirer l’attention de votre interlocuteur. Les formes arrondies servent notamment à mettre en avant votre logo, tout en l’entourant de vos informations d’identification.
