Fichiers Excel par centaines, bases de données multipliées, logiciels métiers à répétition… Nous sommes tous perdus dans une masse de données qui peut nous amener à prendre de mauvaises décisions. Malgré l’explosion des datas issues d’Internet (Google Analytics, Facebook, Twitter, etc.), peu d’entreprises sont en mesure d’avoir une vision claire des informations à leur disposition.
Les données sont éparpillées, le point de vue proposé par chacun d’entre eux est partiel et standardisé. Pour y remédier, il existe une multitude de solutions sur le marché du décisionnel dont les caractéristiques varient beaucoup en fonction de l’outil sélectionné. Cet article a pour objectif de vous guider dans le choix de votre solution de tableaux de bord.
1. La connectivité
Aujourd’hui, toutes les entreprises, quels que soient leur taille et leur volume de données, disposent d’une quantité infinie d’informations qui leur est très difficile de traiter. Le nouvel « or noir » de l’économie numérique, s’il est bien exploité, constitue pourtant des opportunités business dont il serait dommage de se priver.
En corrélant les bonnes données entre elles, il est effectivement possible d’identifier des points d’amélioration mais également des possibilités de développement insoupçonnées pour votre société. La nécessité de connecter l’ensemble des informations dont vous disposez en interne avec d’autres sources de données externes apparait alors comme la révolution indispensable au bien-être futur de votre entreprise.
Malgré cela, les outils de business intelligence actuels souffrent encore d’une mauvaise image auprès des néophytes, notamment à cause de leurs délais de déploiement parfois très longs, assujettis aux coûts qu’ils représentent. C’est la raison pour laquelle de nouveaux acteurs ont investi ce marché pour proposer des solutions plus agiles et adaptées aux problématiques métiers.
Souplesse de mise en place et de suivi, développement de connecteurs sur-mesure, simplicité d’utilisation et d’ajout de sources de données… Accompagnés par un expert tout au long de la construction de vos tableaux de bord, vous pourrez, entre autres, rebondir plus facilement en cas d’insatisfaction et proposer des solutions pour reconquérir vos clients ou, au contraire, récompenser leur fidélité…
En croisant facilement les ventes effectuées, l’engagement de votre public sur les réseaux sociaux, le nombre de réclamations et de gestes commerciaux demandés…, le degré d’analyse possible devrait vous étonner !
2. La rapidité
Vous pensiez aussi qu’un projet de reporting rimait forcément avec un délai d’attente interminable et un déploiement complexe ? Détrompez-vous ! La rapidité de mise en place de la solution et de la création de tableaux de bord doit être l’une des composantes majeures de votre réflexion.
Contrairement à ce que proposent les entreprises de Business Intelligence dites « traditionnelles », votre besoin n’est pas figé mais est amené à évoluer au fil du temps. La solution censée vous aider à piloter votre activité doit, en parallèle, être évolutive et réactive aux changements. Il vaut donc mieux éviter les méthodes «Top Down», avec l’élaboration d’un cahier des charges souvent complexe et difficilement modifiable dans le temps. Par ailleurs, qui dit rapidité de mise en place, dit réduction des coûts !
La rapidité de déploiement n’est pourtant pas le seul indicateur à prendre en compte. Il ne faut pas oublier l’importance de l’utilisateur final ! Il est donc primordial de l’intégrer au cœur du projet, le plus en amont possible de la prise de décision.
L’ergonomie et la conception « User Friendly » du logiciel doit permettre à vos collaborateurs de gagner du temps lors de la réalisation de leurs tableaux de bord et reporting. Facilité de prise en main, autonomie d’élaboration, personnalisation simplifiée des graphiques… préférez un suivi individualisé pour gagner la confiance de vos collègues et faciliter leur travail au quotidien.
3. Le temps réel
Réagir instantanément et prendre les bonnes décisions à un instant T, vous en rêviez ? C’est un fantasme devenu réalité ! Le défi de délivrer la bonne information au bon moment à la bonne personne est relevé grâce aux nouvelles solutions décisionnelles. Dans un monde en mouvement constant, la réactivité est une qualité indéniable et permet de se démarquer davantage et de prendre de l’avance sur la concurrence.
Ainsi, quoi de plus adapté qu’un outil d’aide à la décision raccordé en temps réel à vos données ? Grâce à des connecteurs sur-mesure, vous disposerez de tableaux de bord automatisés et pourrez observer, en un coup d’œil, les variations du marché et la progression de vos performances.
Avec ces solutions, vous bénéficiez d’une analyse constamment pertinente et actualisée. Vous gagnez ainsi du temps car vous évitez les allers-retours entre tous vos fichiers et bénéficiez de reportings connectés à vos données sur un seul et même outil.
Les analyses sont donc instantanément mises à jour en fonction de leur évolution. Sans attendre la production de rapports souvent mensuels, vous obtenez les informations à l’instant T et pouvez réagir sans perdre de temps. Suivi des stocks et des livraisons pour le département logistique, veille sectorielle et détection de crise du côté du marketing…, vous gagnerez en efficacité et en satisfaction client !
4. L’interactivité
Soyons honnêtes, qui de nous n’a jamais été ennuyé par toutes ces présentations et points hebdomadaires de résultats ? Quand les tableaux de chiffres sont statiques et fastidieux, ils ne nous évoquent rien d’autre que le mot « désespoir ».
Il vous faut donc trouver la « baguette magique » qui transformera vos tableaux de chiffres en incroyables dashboards. Certaines solutions de tableaux de bord vous fournissent plusieurs types de représentation : cartographies, tableaux croisés, camemberts, donuts… Tous ces éléments sont réunis pour faire parler vos données en les transposant en informations claires et pertinentes.
D’autres outils permettent même de zoomer dans le détail jusqu’à l’origine de l’information. La notion d’interactivité atteint ici son paroxysme !
Vision macro ou détaillée, vous disposez, en quelques clics, de toutes les informations nécessaires au pilotage de votre activité. Vos données deviennent des éléments d’analyse facilement exploitables grâce au zoom par période (année, mois, jour…) et aux filtres par typologie (catégorie de produits, par pays, par commercial, par canaux de communication…).
L’exploration et l’exportation de vos courbes et graphiques sont à présent un jeu d’enfant et vos collaborateurs vous en seront reconnaissants !
5. La collaboration
Dans un monde où les données se multiplient de manière exponentielle, avoir simplement accès à l’information ne suffit plus. Il est essentiel de communiquer de manière pertinente et adaptée pour ainsi mieux collaborer. Votre réflexion sur votre future solution de reporting doit donc intégrer ces notions primordiales de collaboration, de partage et de travail en équipe.
Imaginez un outil capable de transmettre de manière simple l’information pertinente, visuelle et identique à l’ensemble de vos collaborateurs. Avez-vous bien cette image en tête ? C’est une évidence qui en ressort : vos prises de décision seront alors impactées positivement. Rapides, optimisées, et très qualitatives, elles deviennent finalement un véritable avantage concurrentiel pour votre société !
Envoi facile des tableaux de bord via email, voire par des fonctions de partage d’indicateurs ou bien de commentaires partagés, de tchat ou encore de forum, les outils actuels deviennent de véritables plateformes de communication interne. Par ailleurs, grâce aux paramètres de confidentialité, vous serez capables de donner les droits d’accès à vos collègues suivant leurs problématiques métiers.
Un tableau de bord « trésorerie » pour votre DAF, « suivi d’emailings » pour le marketing », « prévision des ventes » pour le commerce… Etablir des tableaux de bord pertinents, partageables librement et très facilement, prend donc tout son sens dans l’optimisation de vos prises de décision et la synergie de vos différents services !
6. La mobilité
Applications mobiles, sites web responsive, publicités sur mobiles, objets connectés… Il n’y a aucun doute, le mobile a changé nos habitudes de consommation et fait plus que jamais partie de notre quotidien ! Dans l’univers du décisionnel, la mobilité est d’autant plus importante quand on sait que l’information doit être accessible à tout moment pour réagir efficacement et rapidement.
L’outil dans lequel vous allez investir doit donc rendre l’information accessible en mobilité. Les tableaux de bord doivent être optimisés pour être facilement visibles sur différents supports mobiles (smartphones, PC et tablettes) et compatibles avec les principaux navigateurs internet.
La technologie responsive, directement prévue dans certains logiciels, vous permettront, sans contrainte, d’avoir toujours à porter de main les chiffres clés de votre société. Projetez-vous et imaginez les déplacements de vos équipes, toujours accompagnées de leur acolyte, le tableau de bord.
Ceux de vos collaborateurs qui assistent à des réunions extérieures ou qui travaillent en dehors du bureau pourront consulter leurs indicateurs dans le train, sur les salons professionnels, chez vos futurs clients… De votre côté, vous serez toujours paré à braver les prises de décisions de dernière minute, n’importe où et n’importe quand, 24h/24 et 7j/7 !
7. La sécurité
Au-delà de l’autonomie, de la connectivité ou encore de la rapidité de votre futur outil, la sécurité de vos données constitue un point capital. Il est nécessaire de définir vos droits d’accès utilisateurs à la fois au niveau des tableaux de bord (définir qui peut voir tel ou tel tableau), mais également du côté des jeux de données.
Au-delà des droits d’accès, vous devez également gérer l’emplacement des informations à analyser (en local ou sur le cloud). Votre outil doit donc vous proposer de définir des règles de confidentialité applicables en interne comme en externe.
Ce n’est pas parce que les populations sont de plus en nomades qu’il faut négliger la sécurisation de de vos données, bien au contraire. La solution cloud permet justement de pouvoir d’accéder aux datas depuis l’extérieur en assurant un niveau de confidentialité et de sécurité élevé.
Choisissez donc un éditeur qui vous offre la possibilité de stocker vos données en interne sur vos serveurs et sur le cloud de manière sécurisée pour garder la maitrise de leur emplacement. Vous rendez ainsi vos informations disponibles et accessibles en externe tout en vous assurant du transport sécurisé de vos données (SSL) et du chiffrement de celles-ci.
Vous avez à présent toutes les clés pour vous orienter dans votre réflexion. Gardez en tête toutes ces préconisations lorsque vous travaillerez avec l’éditeur ou l’intégrateur que vous aurez choisi. Au-delà des 7 points clefs évoqués, de nouvelles tendances se profilent en termes d’analyses de données. Par exemple :
- L’intelligence collective (avec la suggestion automatique d’indicateurs pertinents ou de constructions de tableaux de bord)
- Le prédictif (la suggestion de l’évolution de vos données dans le temps)
Ces tendances seront placées au cœur des solutions de demain. Privilégiez donc des prestataires inscrits dans une approche agile qui enrichiront constamment leurs logiciels de nouvelles fonctionnalités et des dernières technologies.
Toutes les chances sont de votre côté pour faire de votre projet de Business Intelligence un succès !
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