La dématérialisation est un processus complet, qui consiste à convertir un document matériel (principalement papier) en support numérique, à partir d’un système d’information. Qui est directement concerné par cette technologie ? Comment et pourquoi dématérialiser vos factures peut s’avérer être un point essentiel pour votre entreprise ?
La facture dématérialisée pour toutes les entreprises
Depuis le 1er janvier 2020, accepter une facture électronique entre entreprises privées est devenu obligatoire. Pa ailleurs, son utilisation est imposée lors de la vente de biens ou de services aux organismes publics.
Il existe en réalité deux types de dématérialisation:
- La numérisation de factures papiers déjà existantes dite dématérialisation simple qui n’est pas exigée.
- Et la dématérialisation fiscale qui consiste à adopter un système de facturation totalement numérisé: la facture électronique, qui deviendra obligatoire au 1er juillet 2024.
Le processus de dématérialisation fiscale consiste à produire un document, par exemple une facture, directement au format numérique à partir d’un système d’information. Une facture dématérialisée en PDF le sera via un logiciel ERP. Un outil de gestion de documents(GED)permettra ensuite de modifier, gérer et stocker les documents au sein de votre entreprise.
Trois méthodes permettent de produire une facture dématérialisée en toute légalité:
- La première consiste à utiliser une signature électronique ou un certificat électronique.
- La seconde repose sur une norme acceptée par les deux parties dite norme norme EDI (Echanges de Données Informatisées).
- Enfin la dernière méthode concerne un système de contrôle sur les liens entre la facture et la transaction.
Pourquoi dématérialiser vos factures?
La dématérialisation est devenu un outil de productivité important. Elle permet d’économiser du temps et de l’argent et facilite les échanges avec les clients en réduisant les retards de paiement. Elle supprime aussi les coûts liés à l’achat des fournitures et à l’entretien des imprimantes, ainsi que ceux liés aux frais d’envois.
Le processus de dématérialisation des factures permet une traçabilité et une fiabilité accrue des données. Elle rend également possible toute modification à distance à tout moment, tout en minimisant les risques de perte lié au facteur humain. L’accès à vos factures sera beaucoup plus facile et rapide, tous les documents étant archivés dans une base de donnée. La conservation des factures est durable, non soumise à un risque de détérioration liée aux aléas du temps sur un support physique. Par ailleurs, la dématérialisation libèrera un espace physique conséquent au sein de votre entreprise.
Mais produire des factures dématérialisées valorise aussi l’image de votre entreprise aux yeux de vos clients. La dématérialisation de vos documents vous engage dans une démarche éco-responsable qui permet de réduire votre empreinte écologique via une politique zéro papier.
Plus qu’un outil permettant de faciliter à la fois la transmission, la gestion et la conservation de vos factures en toute légalité, la dématérialisation s’inscrit dans une démarche écologique visant la sauvegarde de notre planète.
