Indépendamment de leur secteur d’activité, les compagnies sont liées à d’autres organisations par une diversité de contrats. Au fur et à mesure qu’elles grandissent, la gestion de ces documents peut devenir assez complexe sur de nombreux plans. C’est à cette étape que plusieurs managers font le choix d’une contrathèque pour se faciliter la tâche. Ainsi, l’outil permet de réduire les chances que les contrats soient mal gérés. Quelles sont les raisons pour lesquelles adopter une contrathèque au sein de votre organisation ?
À propos de l’outil
Avant de songer à choisir une contrathèque, il serait intéressant de mieux comprendre la nature de cette solution. D’entrée de jeu, notez qu’il en existe de nombreuses définitions. L’une d’elles indique que la contrathèque est assimilable à une collection dans laquelle se trouvent des modèles de contrats. Ils sont régulièrement actualisés, et regroupés dans un seul lieu. Il est également possible de définir une solution contrathèque comme étant un dossier qui regroupe les engagements de l’entreprise à travers des conventions.
Quelle que soit la définition considérée, vous notez qu’elle indique que la contrathèque a pour objectif de faciliter la gérance contractuelle des organisations. Ainsi, le personnel a accès à une unique plateforme via laquelle les différentes conventions sont classées. Il peut en fonction des autorisations détenues :
- Examiner des modèles types ;
- Gérer et suivre des contrats échangés entre l’entreprise et ses partenaires.
Toute la documentation concernée est par conséquent centralisée, digitalisée et rendue accessible à la demande. Tous les ordinateurs de l’entreprise peuvent s’y connecter, tant qu’ils ont un accès à internet. Dans la majorité des cas, les contrathèques sont disponibles dans des outils juridiques utilisés pour rédiger des contrats. En fonction des éditeurs, ils permettent également d’administrer de façon automatique les différentes conventions concernées.
Quelle est la cible des contrathèques ?
Il n’existe pas vraiment de spécification en ce qui concerne les profils qui peuvent se servir d’une contrathèque. Il est donc possible d’affirmer qu’un tel outil peut être utilisé par tous les types d’entreprises. Les plus grandes compagnies ont généralement en leur sein, un département qui a pour mission d’harmoniser les types de contrats employés. Les TPE et PME, quant à elles, ne disposent pas d’une telle capacité. Ces compagnies font alors appel à des cabinets d’avocats pour la rédaction des conventions nécessaires comme celle-ci.
L’inconvénient réside dans le fait que ces conventions ne sont plus actualisées au fil du temps. Cela s’explique notamment par le budget que représente cette tâche confiée à un cabinet spécialisé dans le conseil. L’utilisation d’une contrathèque est alors le moyen le plus simple dont disposent les juristes pour exécuter certaines missions. C’est pour cela que les éditeurs de ces outils les rendent accessibles en ligne aux divers profils d’utilisateurs.
Ces derniers voient ainsi leurs nécessités comblées par la contrathèque, qui dispose de toutes les ressources dont ils ont besoin. Les compagnies ont donc la possibilité d’utiliser des fonctionnalités particulières sans pour autant se ruiner.
Les avantages de cet outil
Une contrathèque n’est pas seulement un outil via lequel vous pouvez gérer et rendre plus efficace la conception de vos conventions. Voici un aperçu des principaux atouts liés :
Optimiser la gestion du volet juridique
Le choix d’une contrathèque vous permettra d’utiliser judicieusement les ressources que possède votre organisation. Votre direction juridique sera mieux gérée grâce à l’instauration des types de contrats conformes et sécurisés, disponibles via un outil. Ce dernier vous aidera à automatiser la gérance de vos différentes conventions. Quant aux engagements peu risqués, leur rédaction sera déléguée aux :
- Collaborateurs externes ;
- Personnes chargées des tâches opérationnelles.
La conséquence directe qui en découlera est une meilleure concentration des juristes sur des missions plus importantes.
Améliorer et mesurer les performances
L’utilisation d’une contrathèque garantit un suivi en temps réel et immédiat de l’historique des divers dossiers consultés. Les documents qui ont un caractère juridique, et conçus au sein ou en dehors de l’entreprise sont accessibles par divers profils. Ce sont entre autres :
- Les juristes en interne ;
- Les employés chargés des opérations ;
- Les conseillers juridiques en externe.
Bien entendu, vous avez la possibilité de conserver vos modèles de contrats, quelle que soit leur nature. Cette possibilité permet également de repenser la stratégie, ainsi que les politiques de la compagnie. De cette façon, les juristes n’ont plus besoin de dupliquer ce qui existe déjà et gaspiller du temps. La contrathèque les aide à exploiter les ressources disponibles pour apporter des solutions aux problèmes rencontrés. Les informations sont alors préservées, et transmises entre divers pôles au sein de l’entreprise.
