Créer une entreprise induit de nombreuses démarches administratives et financières. Parmi celles-ci, la gestion des notes de frais peut très vite devenir un casse-tête pour un entrepreneur mal préparé. Pourtant, il est indispensable d’avoir une gestion efficace des dépenses pour maîtriser ses finances, et optimiser sa fiscalité. On vous explique ce qu’il faut savoir pour bien maîtriser les notes de frais au sein de votre entreprise.
Une note de frais : qu’est-ce que c’est ?
Une note de frais est un document justificatif, qui permet à un salarié ou à un dirigeant de se faire rembourser ses dépenses professionnelles avancées sur ses fonds personnels.
Ces dépenses peuvent se référer à différentes catégories :
- Les frais de transport : billet de train, taxi, carburant …
- Les repas pris dans un cadre professionnel
- L’hébergement lors de déplacements
- Les achats de fournitures ou de matériel
Dans le contexte d’une création d’entreprise, le suivi des notes de frais est indispensable pour que ces dernières soient correctement intégrées dans la comptabilité, et ne deviennent pas un problème pour l’administration fiscale.
Pourquoi bien gérer ses notes de frais dès la création de l’entreprise ?
Avec un suivi rigoureux des notes de frais dès le lancement de votre entreprise, vous bénéficierez de plusieurs avantages :
- Maîtrise des finances : une gestion structurée offre un suivi précis des dépenses, élément indispensable pour un jeune entrepreneur qui doit optimiser chaque euro
- Respect des obligations légales : les justificatifs relatifs aux frais sont exigés en cas de contrôle fiscal. Une mauvaise tenue des documents peut conduire à des sanctions
- Optimisation fiscale : les notes de frais, lorsqu’elles sont bien enregistrées permettent de déduire certaines dépenses de l’assiette imposable
Il est judicieux de mettre en place des outils appropriés dès le lancement de l’activité, ainsi vous évitez toute surcharge à mesure que l’entreprise se développe.
Les bonnes pratiques pour gérer les notes de frais
1. Centraliser les outils de gestion
Il existe des un compte professionnel en ligne et de nombreux logiciels capables d’automatiser cette tâche, afin de gagner du temps et de limiter les erreurs.
2. Etablir une politique claire
Qu’importe la taille de la structure, vous devez définir une politique de gestion des notes de frais. Parmi les principaux critères à rendre visibles : les types de dépenses remboursables, les plafonds tolérés, les délais pour soumettre les demandes de remboursement.
3. Ouvrir un compte professionnel
Pour que la gestion soit fluide et transparente, il est recommandé d’opter pour le compte en ligne pour créateur d’entreprise. Cela vous permet de séparer les dépenses professionnelles et personnelles, d’automatiser certaines transactions et de bénéficier d’une bien meilleure visibilité sur les flux financiers.
4. Numériser les justificatifs
La perte de justificatif est un problème récurrent. En sollicitant des outils de numérisation, vous gardez une version électronique du document. Vous vous prémunissez des oublis ou des négligences, et l’administration fiscale tolère aujourd’hui parfaitement les versions numériques.
5. Vérifier et archiver régulièrement
Prenez le temps de contrôler la conformité des notes de frais soumises (justificatifs, nature des dépenses, conformité avec la politique de l’entreprise) et archivez-les pour une durée légale de 10 ans.
L’importance du compte en ligne pour les créateurs d’entreprise
Dès le lancement de votre entreprise, l’ouverture d’un compte spécifique est plus que recommandée. Il est généralement exigé pour immatriculer votre société, mais il joue également un rôle facilitateur dans la gestion journalière des finances, notamment celle des notes de frais. Il existe le compte en ligne pour créateur d’entreprise, qui constitue une solution flexible, rapide à mettre en place et pensée pour les entrepreneurs.
Les erreurs courantes à éviter
- Mélanger les dépenses personnelles et professionnelles : cela complique la comptabilité, et peut vous être reproché en cas de contrôle. Un compte professionnel en ligne sera votre meilleur allié, pensez-y.
- Négliger les justificatifs : l’absence de preuve des dépenses peut conduire à des redressements fiscaux, soyez attentifs à tout conserver.
- Reporter la gestion : accumuler les notes de frais non traitées alourdit le travail et mène souvent à commettre des erreurs.
La gestion des notes de frais peut sembler fastidieuse, toutefois elle est essentielle à la santé financière et à la conformité de votre entreprise. En adoptant dès le lancement de votre activité les bonnes pratiques, en vous dotant d’outils modernes, tels qu’un compte professionnel en ligne, vous gagnez en efficacité et réduisez les tracas. Avec une organisation adaptée, vous pourrez vous concentrer sur ce qui a le plus de valeur : le développement de votre activité.
