Dans le cadre de votre travail, vous avez en général beaucoup de tâches à assurer au quotidien. Certaines, grâce à leur exécution répétitive, sont faites par réflexe. D’autres, moins systématiques, peuvent demander un effort de mémoire qui souvent laisse place à des erreurs ou à des oublis. Dans ces conditions, utiliser une Check List devient la meilleure option pour mieux organiser les tâches et les conduire de façon efficace.
Qu’est-ce qu’une Check List ?
Une Check List est une liste d’actions successives à réaliser, de tâches à accomplir ou de points à vérifier avant d’effectuer une activité. En ce sens, elle est un outil d’aide à la mise en œuvre et à la gestion des tâches. La Check List peut être utilisée dans des contextes bien différents : planification de projets, préparation d’un voyage, vérification de la conformité d’un équipement, etc. Elle permet à son utilisateur de s’assurer que toutes les actions nécessaires à l’accomplissement d’une tâche ont été diligemment menées. Cet outil de gestion peut être utilisé par une équipe de travail ou individuellement. Toutefois, la Check List n’est pas une quelconque liste de d’expressions confuses de choses à faire. Son but est d’être bien lisible, facile à comprendre et donnant une vision claire de ce qu’il y a à faire.
Pourquoi utiliser une Check List ?
Un projet ou un travail, quel qu’il soit, peut se révéler complexe et intégrer différents aspects ou domaines. De façon générale, la check-list est mise en place pour s’assurer que toutes les étapes importantes et les actions nécessaires ont été bien conduites. Dans cet ordre d’idées, la Check List est utilisée pour :
• Réduire au maximum les oublis et les erreurs
Vous ne pouvez pas mémoriser dans les moindres détails les actions successives à mener dans le cadre d’un projet. De plus, des erreurs ou omissions peuvent subvenir lors de la réalisation de tâches élémentaires. La Check List aidera donc à combler les limites de la mémoire.
• Effectuer des actions concrètes dans le cadre de l’évolution du travail
Face à une activité à réaliser, on a parfois du mal à définir par quoi commencer pour faire avancer les choses. Votre esprit surchargé ne parvient pas à fractionner l’activité en actions élémentaires. C’est précisément pour cette raison que la Check List est utilisée pour scinder et structurer la réalisation de l’activité.
• Donner une vision claire du travail
Tout en vous donnant une visibilité parfaite du déroulement du travail, la Check List permet de gagner du temps et d’éviter de tergiverser à chaque fois que l’on a une tâche à accomplir. D’autre part, elle contribue à atténuer votre angoisse par rapport à la complexité de votre travail.
• Avoir la preuve des tâches accomplies
Il suffira juste de jeter un coup d’œil à votre Check List pour constater l’évolution du travail à travers la liste des actions accomplies.
Quels sont les différents types de Check List ?
Les modèles de Check List sont nombreux. Ils sont définis en fonctions des besoins et des contextes de travail. Voici les principaux types de check lists habituellement utilisés :
• La Check List ponctuel : elle est réalisée sous la forme d’une liste de tâche à usage unique, mise en œuvre pour un besoin ou un évènement particulier (voyage, anniversaire, mariage…).
• La Check List récurrente : elle est la plus connue et déclinée sous le modèle d’une liste de courses. C’est aussi le modèle de check list adopté pour vérifier l’état d’un équipement avant son utilisation, afin de s’assurer si toutes les pièces sont présentes et en bon état de fonctionnement.
• La Check List thématique : il s’agit d’une conception de liste de contrôle élaborée suivant des thèmes particuliers (travail, loisirs, famille…) et qui permet d’énumérer des tâches sous forme de sous-thèmes, à réaliser à moyen, court ou long terme.
• La Check List de sécurité : cette check list est mise en œuvre pour aider au contrôle des mesures de sécurité sur un chantier ou dans un environnement industriel.
• Check List de projet professionnel : elle est utile pour définir étape par étape le procédé de lancement d’un projet, la définition des objectifs, l’assignation des tâches et le résultat attendu.
Comment utiliser efficacement une Check List ?
Pour que l’utilisation d’une Check List soit efficace, sa conception ne doit pas être prise à la légère. Il faut une bonne méthodologie de création.
Création de ma Check List
La qualité du support est importante. Bien sûr, une check list peut être rédigée sur une feuille volante, mais un support formel et qui peut être conservé à toute fin utile est recommandée (une page Excel). Il existe des outils d’aide à la création d’une check list comme Microsoft Project, Google Drive, Google Agenda, Sharepoint…
Une fois que vous avez déterminé ce qui doit être fait et dans quel ordre, notez les tâches à effectuer avec précision :
• La tâche à effectuer suivant son ordre de priorité ;
• Le délai d’exécution ;
• Les étapes de son avancement ;
• L’identité de l’équipe ou de la personne en charge ;
• L’éventuelle interdépendance de la tâche avec d’autres tâches.
Écrivez également de façon précise les outils et équipements à utiliser ou les contraintes importantes à prendre en compte dans le cadre des actions à mener.
Exploitation de ma Check List
Pour être efficace, affichez votre Check List dans un endroit facilement accessible. Effectuez les actions une par une, puis cochez-les ou rayez-les sur la liste. La priorisation des tâches facilite leur préparation, leur réalisation et leur suivi. Chaque collaborateur saura ainsi sur quelle(s) mission(s) il faudra se concentrer en priorité. Lorsqu’une tâche est complexe et immense, la meilleure façon de la surmonter est de la décomposer en de petits blocs réalisables.
