Les déplacements professionnels sont souvent au cœur de la vie d’une entreprise : rencontrer des clients, participer à des salons ou organiser des réunions stratégiques, tout cela implique de sortir du bureau. Mais pour que tout se passe sans accroc, il est nécessaire de bien gérer ces voyages en respectant les règles en vigueur. Une gestion sereine et bien organisée permet à chacun de voyager l’esprit tranquille, tout en assurant à l’entreprise un cadre légal et efficace.
Comment définir et encadrer les déplacements professionnels en entreprise ?
Les déplacements professionnels englobent toute mission effectuée par un salarié dans le cadre de ses fonctions, mais hors de son lieu de travail habituel. Cela peut inclure des visites chez des clients, des séminaires, des conférences ou encore des missions à l’étranger. Pour les employeurs, il est nécessaire de respecter un cadre légal précis afin d’assurer une gestion équitable et de prévenir toute forme de discrimination.
Conformément à la législation, le contrat de travail d’un salarié doit clairement définir les clauses liées au temps de travail et à la rémunération. Ces règles demeurent valables lors des déplacements. Par exemple, un rendez-vous effectué pendant les heures de travail donne droit à la rémunération habituelle, et les heures supplémentaires doivent être compensées si les missions s’étendent au-delà de la durée prévue par le contrat.
Notre conseil : pour une bonne gestion, les entreprises gagnent à instaurer des politiques internes claires. Ces directives permettent de structurer les attentes, d’harmoniser les procédures et de réduire les incertitudes. Intégrer les modalités pratiques, comme les délais de prévenance et les conditions de remboursement, directement dans les contrats de travail peut également renforcer la transparence et simplifier l’organisation.
Remboursement des frais en déplacement
Lorsqu’un collaborateur réalise des dépenses dans le cadre de ses déplacements professionnels, celles-ci sont souvent remboursables par l’entreprise. Ces dépenses couvrent généralement le transport, l’hébergement, et parfois les repas. L’utilisation du véhicule personnel engendre des remboursements spécifiques, incluant les frais de péage, de stationnement de parking à Orly pour ceux qui voyagent en avion par exemple, et de carburant. Si un collaborateur utilise les transports en commun ou loue un véhicule, ces coûts sont aussi pris en charge.
Un salarié est en « grand déplacement » lorsque sa mission nécessite un séjour prolongé loin de son domicile, pouvant inclure des nuits d’hôtel. L’entreprise a tout intérêt à encadrer ces dépenses pour maîtriser les coûts. Deux méthodes principales sont utilisées : le remboursement sur justificatifs ou l’indemnité forfaitaire, qui octroie un montant fixe limitant les dépenses imprévues. Cette dernière méthode est appréciée pour sa simplicité administrative et son équilibre financier prévisible.
Gestion du temps de travail et des trajets
Pendant un déplacement professionnel, le salarié est considéré comme étant en service actif lorsqu’il se trouve à disposition de son employeur. C’est-à-dire que le temps passé à travailler effectivement, comme durant une réunion avec un client, est comptabilisé dans son temps de travail. Ce principe reste valable même si le déplacement implique de passer des nuits à l’hôtel.
À noter : les moments où le salarié s’adonne à des activités personnelles ne constituent pas du temps de travail, malgré l’éloignement de son domicile.
Le temps consacré aux trajets représente un point complexe. Généralement, le temps de trajet jusqu’à un lieu de travail n’est pas décompté comme du temps de travail. Mais si ce déplacement dépasse celui habituel, l’excédent peut être indemnisé.
Attention, pour des voyages à l’étranger, le temps passé dans des moyens de transport tels que le train ou l’avion peut être considéré comme du temps de travail sous certaines conditions. Les entreprises peuvent préférer accorder un repos compensateur au salarié pour équilibrer les déplacements longs et fréquents.
