La réception du courrier est un élément indispensable à toute entreprise. C’est pourquoi ouvrir une boîte postale constitue la solution idéale. Comment fonctionne-t-elle et quels sont ses avantages ? On vous dit tout…
Une boîte postale c’est quoi ?
Qu’est-ce qu’une boîte postale ? C’est une boîte, située dans une agence postale, disposant d’un numéro et se fermant à l’aide d’une clé. La Poste y dépose l’ensemble des courriers : lettres et colis. Seul son détenteur en possède la clé.
La mise en place d’une boîte postale est un service que propose la Poste, permettant à une entreprise d’avoir une adresse différente de celle de ses locaux. Lorsqu’un professionnel loue une boîte postale, ses courriers sont conservés par l’agence postale désignée jusqu’au moment où il souhaite les récupérer.
Modalités d’ouverture d’une boîte postale
Pour ouvrir une boîte postale, il convient de s’adresser à une agence postale proche du siège social de votre entreprise et de souscrire un abonnement à une boîte postale. L’agent postal vous demandera un justificatif de votre numéro de SIRET pour contrôler que le siège social de votre entreprise dépend bien de ce bureau de poste. Important : une entreprise ne peut détenir qu’une seule boîte postale. L’éligibilité validée, il vous faudra alors choisir la formule d’abonnement qui vous convient (mensuel, saisonnier, annuel) et choisir la modalité de paiement désirée (carte bancaire, chèque, espèces).
Après avoir signé le contrat d’abonnement, vous pourrez profiter de votre boîte postale. Seul le représentant légal de l’entreprise est habilité à retirer le courrier. Si vous désirez déléguer ce rôle à d’autres personnes, il faudra remplir des mandats auprès de l’agence postale.
L’ultime étape de l’ouverture d’une boîte postale a trait à l’organisation et au fonctionnement de votre entreprise. Il s’agit d’avertir tous vos partenaires commerciaux (clients, fournisseurs, prestataires…) du changement d’intitulé de votre adresse postale sur tous vos supports de communications et documents légaux.
Les boîtes postales sont prisées pour diverses raisons
Gestion rapide et efficiente du courrier
Les petites entreprises ne possèdent pas de service de traitement et gestion de leur courrier. Elles ont donc intérêt à posséder une boîte postale afin d’éviter la perte de celui-ci. Ainsi, ce service postal les préserve de certaines déconvenues.
La mise à disposition d’une boîte postale élimine le risque de courriers renvoyés à leur expéditeur en raison d’une erreur dans le libellé de l’adresse (numéro de la rue erroné, par exemple). En effet, la perte d’un courrier important émanant d’un fournisseur ou d’un client peut avoir des conséquences désastreuses quant aux futures relations d’affaires.
D’autre part, disposer d’une boîte postale vous permet de prendre vous-même votre courrier, dès l’ouverture du bureau de poste, sans devoir attendre le passage du facteur. D’ailleurs, le courrier des boîtes postales est traité de façon prioritaire par la Poste ce qui signifie gain de temps et donc d’efficacité pour le chef d’entreprise.
De nombreuses entreprises utilisent une boîte postale pour gérer leur courrier car leur activité professionnelle ne nécessite pas l’acquisition ou la location d’un local. De ce fait, ils ne disposent pas d’une boîte aux lettres professionnelle. C’est pourquoi la boîte postale leur donne la possibilité de séparer leur courrier privé et leur courrier professionnel afin d’optimiser l’organisation de leur activité.
Confidentialité et sécurité du courrier riment avec boîte postale
Vous êtes a seule personne à accéder à votre boîte postale. Les courriers confidentiels restent donc confidentiels à 100 %. La première conséquence réside dans le fait que votre adresse personnelle demeure inconnue. Si vous souhaitez ne pas communiquer votre adresse personnelle à vos fournisseurs et clients, la boîte postale est là pour protéger votre vie privée. En cas de litige, personne ne viendra vous déranger à votre domicile.
Cet anonymat vaut également pour la justice. En effet, le Conseil constitutionnel, depuis avril 2019, stipule que les huissiers de justice n’ont pas connaissance de la mise à disposition des boîtes postales.
Facilité de résiliation de la boîte postale
Il est facile et rapide de résilier l’abonnement à une boîte postale. Pour cela, vous devez envoyer une lettre recommandée (avec accusé de réception) à l’agence postale dans laquelle elle a été ouverte. Cet abonnement cessera à l’issue d’un préavis d’un mois.
La boîte postale comporte donc des avantages non négligeables pour les petites structures qui tiennent à séparer vie professionnelle et vie privée.
