Lorsqu’une entreprise sous-traite la gestion de la paie à un tiers, on parle alors d’externalisation de la paie. Il peut s’agir d’un cabinet comptable, d’un logiciel de paie, d’un cabinet d’externalisation de la paie ou encore d’un gestionnaire de paie indépendant. Ce prestataire apporte une assistance juridique, fiscale et comptable aux sociétés. L’objectif principal étant d’assurer aux employés qu’ils reçoivent leurs salaires en temps voulu, de manière précise et avec un minimum de risque.
En résumé, l’entreprise prestataire réalise les missions suivantes :
- Recueillir et surveiller les éventuels incidents
- Calculer, imprimer et payer les fiches de paie
- Relever et calculer les données non liées au salaire de l’employé (congés payés, commissions, primes, indemnités de départ, etc.)
- S’assurer de la conformité réglementaire
- Gérer la paie sur des sites nationaux et internationaux si votre entreprise opère à l’échelle mondiale
Pourquoi externaliser la gestion de la paie ?
Gain de temps
La gestion de la paie est un processus qui demande un temps considérable. Elle nécessite un personnel interne dédié et suffisamment formé. Généralement, il n’y a pas de collaborateur voué à cette mission et le service des ressources humaines doit donc s’en occuper. Pourtant, il ne s’agit pas d’une activité évidente à mener. Elle requiert une certaine technicité. En effet, la gestion des bulletins de paie fait souvent appel à des outils spécialisés, de plus en plus informatisés. En libérant les salariés de cette mission, ils peuvent se concentrer sur d’autres domaines stratégiques liés aux ressources humaines, comme le recrutement, la formation ou la gestion des carrières.
Réduction des dépenses
Le coût d’une fiche de paie n’équivaut pas seulement au salaire du gestionnaire de paie divisé par le nombre de fiches traitées. Le prix de la solution informatique choisie et la formation de collaborateurs à cet effet sont également des coûts à considérer. Selon Capital, en économisant le temps passé par un collaborateur non spécialiste de la paie, l’externalisation de la paie peut permettre une économie de 20 à 30% pour l’entreprise.
Diminution du risque d’erreur
Au-delà de la gestion mensuelle de la paie, le gestionnaire de la paie doit régulièrement faire des déclarations sociales aux organismes collecteurs. Ces documents se doivent d’être conformes et envoyés dans les temps. En cas de retard de déclarations ou d’oubli de déductions, votre entreprise est passible de sanctions financières.
Vous l’aurez compris, en engageant des professionnels dont la paie est l’expertise, vous réduisez les risques d’erreurs, de délais non respectés, d’omissions ou de retards dans la déclaration des salaires.
Garantie de la conformité
Externaliser la paie, c’est aussi pouvoir se détacher des questions réglementaires et juridiques sous-jacentes. Grâce à l’externalisation de la paie, vous n’avez plus à vous soucier des éventuels changements de lois et de réglementations. Les prestataires de paie sont au fait des codes et législations du travail, permettant aux entreprises d’être facilement en conformité.
Réactivité accrue
Collaborer avec un professionnel de la paie permet à votre entreprise de bénéficier d’un vivier de spécialistes qui ont une véritable expertise dans ce domaine. Ils sont donc aptes à consacrer du temps à la résolution de problématiques que vous pourriez rencontrer.
Existe-t-il des inconvénients ?
Perte de contrôle
Externaliser vos opérations de paie à un tiers limite votre accès à certains éléments. Étant donné que la plupart des données relatives à la paie sont conservées hors site, il peut être difficile pour l’entreprise d’obtenir les informations dont elle pourrait avoir besoin au pied levé. Des systèmes de connexion au Cloud peuvent être mis en place mais l’accès aux données peut être restreint pour en assurer la sécurité.
Menaces sur la confidentialité
Il est extrêmement important que vous soyez assuré que les informations relatives à l’entreprise et aux employés sont protégées. Demandez à votre prestataire de signer des accords de non-divulgation et des déclarations de confidentialité. Cela ne vous garantit pas à 100% mais limite considérablement le risque.
Manque de compétences clés
L’externalisation de la paie s’accompagne d’un véritable risque de perte de compétences et de postes en interne. Puisque ce ne sont plus vos employés qui assurent la gestion de la paie, vous vous retrouvez rapidement avec une maîtrise des données et des informations fortement réduite. Il n’est donc pas possible d’envisager de déléguer cette activité à un tiers sans accepter de lâcher prise et de se reposer entièrement sur le sous-traitant.
Comment bien choisir son prestataire ?
Vous savez à présent que sous-traiter la gestion de la paie peut faciliter le quotidien de votre entreprise. Vous vous demandez probablement comment trouver un prestataire de confiance.
Voici donc quelques éléments clés à considérer lorsque vous recherchez un fournisseur qui offre des services de paie externalisés :
Prioriser la réputation de l’entreprise
Évidemment, le paiement des bulletins de paie dans les délais et sans erreur constitue l’une des principales préoccupations d’une entreprise et de ses employés. Il est donc essentiel de collaborer avec une entreprise jouissant d’une excellente réputation dans le secteur. En complément, recherchez un prestataire de services de paie qui a une solide notoriété auprès d’entreprises de votre taille et de votre secteur d’activité.
Par ailleurs, renseignez-vous sur leurs compétences en matière de conformité réglementaire. Demandez à votre potentiel prestataire de vous expliquer de quelle manière il se maintient à la pointe de l’évolution de la législation et s’assure que votre entreprise reste conforme à tout moment.
Rechercher des services RH supplémentaires (si besoin)
Un prestataire de services de paie compétent propose généralement des services supplémentaires en complément de la gestion des fiches de paie. Par exemple, en fonction de la structure de votre entreprise, peut-être auriez-vous besoin d’une assistance administrative et RH en plus. Autre exemple, imaginons que votre entreprise est présente à l’échelle mondiale, des conseils en matière de visas peuvent vous être utiles. Tenez compte des services exacts dont vous avez besoin dans votre entreprise lorsque vous comparez les devis des prestataires.
Vérifier la sécurité des informations
La plupart des bulletins de paie sont traités électroniquement, ce qui signifie que des mesures de protection doivent être de rigueur pour les données à caractère personnel des employés. En Europe, cela consiste à suivre le RGPD (règlement général sur la protection des données). Toutes les entreprises doivent faire preuve de diligence en matière de protection des données. Vérifiez bien la renommée de votre prestataire à ce sujet.
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