De nombreuses entreprises choisissent aujourd’hui de déléguer des activités ou des tâches administratives ou technologiques, ce qui entraîne un boom de la demande d’assistants virtuels. Mais de quoi s’agit-il vraiment et que peuvent-ils apporter à une entreprise ?
Qu’est-ce qu’un assistant virtuel ?
L’Association internationale des assistants virtuels propose cette définition : « un professionnel indépendant qui fournit des services administratifs, créatifs et/ou techniques. Un assistant virtuel professionnel assiste les clients dans le domaine dans lequel il est expert depuis son propre lieu de travail personnel. »
Un assistant virtuel est donc une personne qui offre un service aux entreprises à distance. Grâce aux améliorations technologiques, il est en effet devenu facile de partager des documents, des fichiers et des outils en ligne ce qui facilitent grandement le travail à distance.
Les assistants virtuels (aussi appelés assistant personnel, secrétaire, ou encore assistant de direction) sont particulièrement recherchés par les entreprises qui ont besoin d’aide, sans avoir besoin d’embaucher quelqu’un via un contrat de travail classique. Il est de plus en plus courant pour les entreprises de toutes tailles de faire appel à des assistants virtuels, notamment pour des tâches très spécifiques ou ponctuelles. Des plateformes en ligne comme Fiverr facilitent la mise en contact des professionnels indépendants avec les entreprises qui en ont besoin, en proposant de trouver rapidement un assistant virtuel adapté à son besoin.
Que fait un assistant virtuel ?
Un assistant virtuel est une personne polyvalente, efficace et organisée qui effectue des activités diverses pour l’entreprise. De nombreuses entreprises choisissent déjà d’engager des assistants virtuels, qui sont généralement des travailleurs indépendants ou des freelances, pour effectuer des tâches telles que répondre aux appels téléphoniques, répondre aux emails, répondre aux questions les plus fréquentes, mettre à jour les réseaux sociaux, effectuer des traductions, rédiger et mettre en page des documents commerciaux, établir des rapports statistiques, organiser des voyages, aider à l’organisation d’événements, créer des bases de données, etc.
Vous pouvez déléguer à un assistant virtuel toutes les tâches répétitives ou basiques qui sont nécessaires à votre entreprise mais que vous n’avez pas intérêt à faire vous-même afin de gagner du temps et de vous concentrer sur les tâches que vous seul pouvez accomplir dans votre entreprise.
Voici 7 exemples de tâches couramment déléguées à un assistant virtuel :
1.Gestion de l’agenda et des e-mails
Planifier vos rendez-vous ou des réunions sont des tâches qui peuvent occuper une bonne partie de votre journée de travail alors qu’un assistant virtuel peut parfaitement gérer tout cela pour vous.
Vous recevez beaucoup d’emails chaque jour ? Le courrier électronique est une source de communication puissante, mais si nous ne le gérons pas correctement, il peut nous faire perdre notre temps et faire baisser drastiquement notre productivité.
Avec quelques directives de base, un assistant virtuel peut répondre pour vous à un grand nombre de ces messages, filtrer ceux qui ne sont pas importants et ne vous envoyer que ceux qui nécessitent votre réponse personnelle.
2. Organisation de voyages
Quiconque a déjà organisé un voyage d’affaire sait combien de temps on perd à le gérer, à rechercher des vols au meilleur prix selon les dates et horaires voulus, à réserver des hôtels ou encore à louer une voiture.
Laissez votre assistant virtuel s’en occuper et concentrez-vous sur ce qui est important pour votre entreprise.
3. Médias sociaux
Les réseaux sociaux sont aujourd’hui une stratégie marketing cruciale pour toute entreprise. Il est important d’être là où se trouve votre public cible, mais cela implique de consacrer du temps que beaucoup de professionnels n’ont pas. Facebook, Instagram, Twitter, les réseaux se multiplient alors que notre journée elle n’est pas extensible !
Un assistant virtuel peut être votre community manager en gérant vos réseaux sociaux et en assurant une mise à jour constante des contenus pendant que vous pouvez vous concentrer sur d’autres questions plus importantes.
4. Factures et fournisseurs
L’envoi de devis et de factures, ainsi que les relances de paiement sont nécessaires mais prennent un temps fou alors que ces tâches administratives peuvent être externalisées facilement. Il en va de même avec les fournisseurs : un assistant peut les contacter en votre nom et réclamer les commandes dont vous avez besoin pour faire avancer votre entreprise.
5. Gestion du site web
La création de pages ou d’articles, la modération des commentaires ou encore les mises à jour diverses du site web sont quelques-unes des tâches les plus appropriées à déléguer à votre assistant virtuel.
Écrire un article de blog puis le mettre en page, trouver une image appropriée, travailler le référencement, partager sur les réseaux sociaux…Toutes ces tâches sont faciles à sous-traiter à un assistant virtuel.
6. Recherche d’informations sur Internet
L’excès d’informations disponibles sur le web rend parfois difficile l’accès aux informations correctes et actualisées.
Si vous avez besoin de rechercher des informations sur internet et que vous ne voulez pas perdre votre temps, dites à votre assistant virtuel ce que vous cherchez exactement et il vous fera un rapport détaillé des informations trouvées.
7. Rapports, comptes-rendus…
Vous avez besoin de faire un rapport statistique ? Votre assistant virtuel sera capable de le faire de la manière la plus professionnelle possible tout en vous faisant gagner du temps.
Un moyen très efficace d’accroître la productivité quand on doit produire des documents consiste à utiliser l’enregistrement audio. Enregistrez-vous rapidement puis faites transcrire ces notes par votre assistant virtuel !
Combien coûte un assistant virtuel ?
Si vous envisagez de faire appel à un assistant virtuel, la question des coûts se pose naturellement assez rapidement.
Fondamentalement, il s’agit d’une question à laquelle on ne peut répondre de manière générale. En effet, il n’existe pas de tarif fixe. Chaque assistant virtuel fixe ses propres prix. Il est donc important de comparer les différents prix (et bien sûr les services correspondants) entre eux.
Des assistants virtuels particulièrement abordables proposent un taux horaire à partir de 5 euros environ tandis que d’autres facturent à la tâche.
