Durant de nombreuses années, les entreprises ont fonctionné avec une gestion et un stockage de données inscrits sur du papier. Mais grâce à la révolution du numérique, il devient désormais possible de centraliser des informations sur un outil numérique.
Depuis l’avènement de la Gestion Electronique des Documents, la gestion des entreprises est devenue moins contraignante. Si vous faites partie de ceux qui ignorent encore ce qu’est la GED, informez-vous à travers les lignes qui suivent sur cet outil numérique.
Définition de la GED
La gestion électronique des documents (GED) traite fondamentalement des documents avec les données qui y sont associées. Le but ici étant d’optimiser la gestion et l’exploitation de ces pièces écrites, grâce aux outils électroniques conçus à cet effet.
De façon spécifique, ce sont des logiciels qui sont utilisés pour le traitement de ces données. Vous pourriez donc vous en servir pour réaliser une capture, une numérisation, un classement, un archivage, une indexation, etc.
Grâce à ces programmes d’automatisation, il devient facile d’obtenir des résultats fiables en un temps record. Par ailleurs, leurs utilisateurs peuvent se consacrer à d’autres tâches, en minimisant les risques d’erreur et d’oubli.
Les enjeux de la GED
Perçue comme un outil de productivité très efficace, la GED connait une véritable révolution au sein des entreprises. En réalité, l’outil permet une numérisation en masse des documents en papier. Grâce à sa fonction de navigation et de classement qui vous permet de faire usage d’un programme de recherche structurée, vous retrouverez facilement vos contenus.
Attention ! Il ne suffit pas d’investir dans l’acquisition d’un logiciel GED pour que le système soit automatiquement efficace. En effet, il est indispensable que vos collaborateurs soient impliqués assez tôt dans ce processus. Aussi, il est recommandé de mettre en place un programme de gestion du changement.
En réalité, plusieurs habitudes et pratiques de travail seront modifiées, et d’autres taches disparaitront au profit des nouvelles. N’oubliez pas que les changements sont de véritables sources de stress. Alors, pour vous en sortir, établissez une feuille de route structurée en deux points : l’étude de route et la mise en œuvre.
Les avantages de la GED
Parmi les nombreux avantages qui découlent de la GED, il faut noter en premier point l’amélioration de la gestion du client. En réalité, les logiciels GED tels que le logiciel ELO s’intègrent facilement au système de facturation des entreprises.
Ainsi, l’envoi et le classement des factures se font de façon automatique. Vous pouvez également y intégrer un circuit d’acquiescement qui permet aux clients de confirmer la réception du document.
Par ailleurs, cette gestion des factures entre aussi dans le cadre de la gestion des fournisseurs. Tout comme dans le cas du client, vous aurez plus de facilité à regrouper et classer les factures échangées avec vos fournisseurs. De plus, la GED permet de faire usage d’une signature électronique intégrée. Ainsi, le fournisseur peut (sans installation antérieure) signer les documents urgents via son smartphone ou sa tablette.
Au regard des deux premiers avantages cités, un troisième en découle. Il s’agit de la fluidité obtenue dans la gestion des dossiers comptables. Enfin, on pourrait également notifier la sécurisation des informations, car toutes vos données seront désormais conservées sur un serveur.
