Plus de la moitié des entreprises européennes considèrent que l’accès rapide à l’information est essentiel pour leurs performances (étude Kyocera 2019). En même temps, nombre d’entre elles reconnaissent ne pas disposer d’espace de stockage suffisant et d’un système de gestion d’archives efficace.
Les conséquences d’un archivage médiocre
Rechercher un document est une perte de temps. Une étude (cabinet Gandys et Ludsen) met en évidence qu’une mauvaise gestion documentaire faire perdre près d’une heure de travail par jour et par salarié. Cette recherche a un coût financier et peut entraîner des problèmes de sécurité et de non-respect des normes légales. Conscientes des enjeux d’un archivage intelligent, de plus en plus d’entreprises optent pour un système de gestion documentaire (GED) rationnel.
Qu’est-ce qu’un GED?
Une entreprise, quelle que soit sa taille, génère chaque année un volume de documents important tel que :
- contrats, comptes rendus de réunions, d’assemblées générales
- documentation financière, commerciale et opérationnelle
- fiches de paies, contrats de travail, etc.
Un système de gestion documentaire prend en compte l’ensemble de cette documentation en :
- organisant les fichiers de tous types
- incluant un historique des modifications (et en indiquant qui a procédé à la modification)
- permettant la recherche et la récupération de fichiers perdus
De (très) bonnes raisons pour adopter un GED
Disposer de bons outils gestion documentaire procure aux entreprises de nombreux avantages :
- une augmentation de la productivité des collaborateurs d’au moins 20 %.
- des économies notables liés à l’optimisation du temps de travail et à la baisse de consommation de papier
- l’assurance de respecter les normes légales sur, entre autres, la protection des données personnelles (RGPD), la conservation des documents financiers et comptables
- la protection des documents sensibles contre les cyberattaques ou des erreurs de manipulation.
Comment fonctionne un GED
Fondé sur la dématérialisation de l’ensemble de la documentation d’une entreprise, le GED intègre, stocke, gère et diffuse les documents selon les besoins des utilisateurs, quelle que soit la taille de l’entité.
Les documents papiers sont scannés et intégrés au système et s’ajoutent aux documents numériques. Ils sont ensuite organisés selon la nature des documents, par exemple en fonction de la durée légale de conservation. Des outils sont prévus pour rendre la recherche aisée et rapide. Enfin, les données sont facilement partageables entre les collaborateurs de l’entreprise.
Les entreprises qui souhaitent mettre en place une solution GED commencent par un audit de la gestion documentaire existante, puis construisent un cahier des charges incluant la méthode de classement optimale ainsi que le mode de traitement des documents. Après une phase de test et de correction des erreurs, le GED peut être déployé au sein de l’entreprise.
