Tout le monde aimerait être plus efficace au travail. Il faut savoir qu’une grande source de progrès réside dans l’organisation de ses activités. Le secret réside dans le fait que l’on peut mieux se concentrer sur ce que l’on fait, si la question de ce qu’on a à faire par ailleurs est sereinement gérée. C’est là qu’un logiciel peut aider à ordonnancer ses tâches futures.
En quoi l’usage d’un logiciel contribue à être serein ?
Dans une grande partie des emplois où le travailleur a un libre-arbitre dans l’emploi de ses moyens pour remplir ses objectifs, il y a un risque de dispersion. Par exemple, de façon classique, on peut être amené à privilégier les tâches urgentes au détriment des tâches importantes. Autre exemple, on peut aussi favoriser les tâches qui nous plaisent le plus et délaisser celles qui nous plaisent le moins.
Dans un monde idéal, on organise sa journée ou sa semaine de travail de façon à garder les bonnes priorités et à atteindre les buts qu’on s’est fixés. Mais encore faut-il garder en tête cette organisation parfaite. D’ailleurs, le fait de lister les choses à faire et de les mettre dans un planning apporte une certaine dose de satisfaction. Ensuite, l’esprit se libère pour pouvoir se concentrer sur chaque tache unitaire, sans peur d’oublier le plan d’ensemble.
Les outils informatiques nous accompagnent au quotidien, il est logique d’y mettre nos listes de choses à faire. C’est pourquoi il existe de nombreux logiciels de gestion de tâches à notre disposition, gratuits d’ailleurs la plupart du temps.
Comment vous y prendre pour gérer efficacement les choses à faire ?
Le point de départ est de prendre le temps de lister l’ensemble de vos tâches à organiser dans le temps, en qualifiant ces dernières autant que possible :
- en les classant par grande thématique ;
- en les hiérarchisant par ordre de priorité ;
- en indiquant les dates limites pour les réaliser ;
- en précisant éventuellement qui doit les faire (il peut en effet s’agir de tâches que vous avez déléguées, que vous ne ferez pas vous-même, mais que vous devez néanmoins contrôler).
Ensuite, dès qu’une nouvelle tâche surgit dans votre esprit, il est impératif de l’introduire au fil de l’eau dans la liste ci-dessus. Vous le faites sans doute déjà sûrement, quand vous notez les rendez-vous dans votre agenda.
Chaque matin, vous pouvez bien démarrer en sélectionnant (de façon réaliste) les items à réaliser dans la journée. Si vous le pouvez, faites aussi le soir un bilan des choses faites et non faites : cela accroît la satisfaction, libère l’esprit pour la soirée tout en préparant à la sélection du lendemain matin.
Quels critères utiliser pour choisir son logiciel de gestion de tâches ?
Le premier critère est sans doute celui de la simplicité. Plus le logiciel est simple, plus vite vous en faites le tour et plus vite vous vous l’appropriez. Veillez néanmoins à ce qu’il permette, comme indiqué plus haut, la qualification minimale des tâches (marquage thématique, niveau de priorité, date limite et date de rappel).
Le second critère est celui de l’adaptation à vos outils de travail. Si vous avez plusieurs outils de travail (ordinateur et smartphone par exemple), alors exigez la fonctionnalité « multidevice » : votre liste doit pouvoir être gérée en temps réel sur tous vos appareils. Un autre exemple, si vous appréciez l’interaction vocale avec vos outils, prenez un logiciel muni de cette fonctionnalité. Dicter une nouvelle tâche au moment où l’on y pense prend bien moins de temps que de l’écrire…
Le dernier critère est enfin celui de la robustesse et de la pérennité du logiciel. Il serait en effet dommage d’être contrarié par un bug ou l’arrêt de sa maintenance. Pour cela privilégier les grands éditeurs de logiciel ou les logiciels en open source.
En conclusion, se choisir un logiciel de gestion de tâches et s’organiser pour en tirer le meilleur sont des mesures essentielles de salubrité professionnelle. Il ne s’agit pas seulement de rechercher à accroître sa productivité, mais également d’augmenter sa satisfaction personnelle au quotidien : grâce à une meilleure concentration, une tranquillité d’esprit et le plaisir de voir ses objectifs atteints.
