L’intégration constante des nouvelles technologies dans le quotidien des entreprises ou des collectivités locales nécessite des changements de taille. Adhérer à la transformation numérique dans le cadre de la gestion des documents et des informations commerciales revient sans aucun doute à opter pour une solution de gestion électronique des documents (GED). Il s’agit d’un moyen de dématérialiser des informations contenues sur papier. Les avantages de ce processus sont nombreux et sa mise en place nécessite une bonne préparation ainsi qu’une expertise de taille. Quelles sont les principales étapes à suivre pour mettre en place une gestion électronique des documents et quels sont les avantages offerts aux entreprises qui s’y lancent ?
Mise en place d’une GED : définir ses besoins et se faire accompagner d’une entreprise spécialisée
La mise en place d’une solution de gestion électronique des documents est un projet d’envergure qui nécessite la réalisation de différentes étapes. Afin que la solution de votre choix s’adapte pleinement à vos besoins, il est recommandé de cibler les véritables attentes ainsi que les spécificités de votre entreprise.
Quels sont les types de documents à dématérialiser ? Quel type de stockage prioriser ? Quels sont les documents les plus utilisés au sein de l’entreprise ? Cette étape très technique nécessitera assurément l’intervention d’une équipe d’experts du domaine.
Ces derniers se chargeront d’établir un cahier de charge après la réalisation d’un audit. Il sera ainsi beaucoup plus aisé de vous orienter vers une solution parfaitement adaptée à votre projet de dématérialisation. https://ingedis-solutions.fr/ est un expert dans le domaine de la gestion électronique des documents. Il vous garantit un accompagnement de qualité ainsi que des solutions parfaitement adaptées à vos attentes.
Quels sont les principaux avantages attendus de la mise en place d’un système de gestion électronique des documents ?
Opter pour la dématérialisation de vos documents en entreprise est une solution qui offre de nombreux avantages dont les effets se font ressentir sur le court et le long terme. Vous avez procédé à la mise en place de votre GED avec l’aide d’une équipe de professionnels et en prenant en considération vos véritables attentes ? Voici quelques avantages qui pourraient découler de ce processus :
- La suppression de certaines dépenses importantes : le traitement des données de manière traditionnelle nécessite l’utilisation d’encre et de papier. Ces éléments représentent des dépenses non négligeables dont le coût pourrait être investi dans la réalisation de tâches plus importantes ;
- Une conservation plus sécurisée des documents : les documents stockés sous forme papier sont en général soumis à des risques de pertes et de détérioration élevés. La conservation en format numérique garantit une sécurisation et une disponibilité en tout temps de vos documents ;
- Une recherche plus aisée des documents : rechercher des documents dans un système numérique bien réalisé est un jeu d’enfant en comparaison à la recherche de documents papier parfois classés selon des systèmes démodés et difficiles d’accès.
La mise en place d’une solution de gestion électronique des documents devra représenter l’aboutissement d’un long processus de préparation réalisé de préférence avec une entreprise spécialisée. La participation ainsi que la formation des équipes seront à prendre en compte afin d’assurer la réussite totale du projet.
