Aujourd’hui, il est essentiel de disposer d’un système de gestion électronique des documents fiable. Vos clients s’attendent à pouvoir accéder à vos documents 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et si vous ne pouvez pas le faire, ils iront voir ailleurs. Ce guide complet vous montrera tout ce que vous devez savoir sur la mise en place d’un système de gestion de documents qui servira votre entreprise pendant de nombreuses années. Nous aborderons des sujets tels que le choix du bon logiciel, la création d’un système de classement efficace et la formation de vos employés à l’utilisation du système. À la fin de ce guide, vous disposerez de tous les outils nécessaires pour commencer à améliorer le fonctionnement de votre entreprise en mettant en place un système de gestion documentaire de premier ordre.
Qu’est-ce que la Gestion Electronique des Documents (GED) ?
La gestion électronique des documents (GED) est un moyen populaire de conserver des documents structurés et sécurisés. Elle implique la capture, le stockage, la récupération et la gestion de documents électroniques provenant de sources multiples, avec des techniques assistées par ordinateur pour rationaliser le processus et garantir la sécurité des données. Les systèmes de GED offrent aux organisations une solution tout-en-un pour stocker des documents sous forme numérique et partager efficacement des informations vitales entre plusieurs appareils et services. Cela permet au personnel autorisé d’accéder rapidement aux documents nécessaires sans avoir à manipuler physiquement chaque dossier papier. La gestion electronique des documents (aussi appelée ECM) offre également de nombreux avantages tels que des capacités de suivi améliorées, une meilleure capacité d’archivage, un acheminement automatisé des flux de travail, un contrôle des versions, des contrôles de validation automatisés, des services d’indexation améliorés et des enregistrements vérifiables. Avec la GED en place, les entreprises peuvent s’attendre à des processus plus fiables que jamais.
Les avantages d’un système de gestion électronique des documents
La mise en œuvre d’un système de gestion électronique des documents (GED) présente de nombreux avantages pour toute organisation qui détient de grands volumes de documents essentiels. La possibilité d’automatiser les processus manuels tels que le classement et la récupération des documents numériques permet de gagner du temps et de réduire le coût de la main-d’œuvre associée à ces tâches. En centralisant les documents en un seul endroit sécurisé, les systèmes de gestion electronique des documents facilitent une collaboration plus efficace, tant en interne qu’en externe, tout en améliorant l’efficacité organisationnelle grâce à une supervision et un contrôle accrus. Par exemple, les solutions de GED offrent des capacités de sauvegarde et de récupération simplifiées, ce qui réduit l’effort nécessaire pour conserver les informations confidentielles à l’abri. Tous les référentiels centraux sont accessibles par le personnel autorisé, ce qui rend le processus de récupération plus efficace. Dans l’ensemble, les avantages d’une GED, de l’amélioration de la sécurité à une plus grande accessibilité, procurent aux organisations un avantage concurrentiel dans leurs secteurs respectifs.
Pourquoi les TPE et PME françaises doivent passer à la GED ?
Malgré toutes les technologies disponibles, de nombreuses petites et moyennes entreprises n’ont pas encore adopté la gestion électronique des documents (GED). La gestion électronique des documents permet à une entreprise de contrôler l’accès et de stocker des documents dans un environnement numérique sécurisé. Elle améliore considérablement l’efficacité d’une entreprise, réduit les coûts administratifs et empêche la perte de documents essentiels. Pour les PME françaises en particulier, le passage à la GED offre une série d’avantages en raison du cadre législatif français solide relatif à la protection des données, au cryptage et aux droits de signature. Bien que ces réglementations puissent constituer des obstacles à l’accessibilité, elles garantissent également que toutes les données stockées sont sécurisées et privées. Un système de gestion électronique de documents permettra aux PME françaises de se conformer aux législations sur la sécurité des données et de réussir en toute confiance dans l’ère numérique.
La gestion électronique des documents (GED) est un outil essentiel pour les entreprises de toutes tailles. Elle offre aux organisations un moyen sûr et efficace de gérer, stocker et partager des documents essentiels sur plusieurs appareils, départements et sites. Avec la montée de la numérisation, les solutions de GED deviennent de plus en plus importantes pour les entreprises qui doivent rester compétitives sur le marché moderne.
Les systèmes de GED offrent aux organisations une solution complète pour rationaliser les processus de gestion des documents tout en assurant la sécurité des données. En centralisant les documents en un seul endroit sécurisé, la gestion électronique des documents permet une collaboration plus efficace entre les départements et les parties externes, tout en améliorant l’efficacité organisationnelle grâce à une surveillance et un contrôle accrus. Les solutions de GED offrent également des capacités de sauvegarde et de récupération simplifiées, réduisant ainsi les efforts nécessaires pour assurer la sécurité des informations confidentielles. De plus, l’acheminement automatisé des flux de travail, le contrôle des versions, les contrôles de validation automatisés, les services d’indexation améliorés et les enregistrements vérifiables garantissent que les entreprises peuvent suivre tous leurs documents en toute simplicité
En outre, la mise en œuvre d’un système de GED peut réduire considérablement les coûts administratifs car elle élimine les tâches manuelles telles que le classement et la récupération de documents physiques. Cela permet de libérer du temps qui peut être utilisé de manière plus productive ailleurs dans l’entreprise. En outre, grâce aux capacités de suivi améliorées offertes par les GED, il est plus facile pour les entreprises d’auditer leurs processus internes pour vérifier leur conformité aux normes industrielles ou aux réglementations gouvernementales. Elles peuvent ainsi anticiper les problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent un problème
Dans l’ensemble, les GED sont essentielles pour toute entreprise qui travaille avec de grands volumes de documents numériques, car elles offrent une solution sûre et fiable pour le stockage des données tout en facilitant la collaboration interne et externe. En tant que telles, elles doivent être considérées comme un élément clé de toute stratégie de transformation numérique réussie.
Commencer à mettre en œuvre un système de gestion électronique des documents dans votre entreprise
Avant de s’attaquer au travail technique de mise en œuvre d’un système de gestion électronique des documents, il est important que les organisations acquièrent une compréhension claire de leurs exigences. Il s’agit notamment d’identifier les principaux objectifs opérationnels et de comprendre les besoins spécifiques pour atteindre ces objectifs. La définition des objectifs permettra de déterminer le type, la taille et la portée du système nécessaire, ainsi que d’élaborer un plan de mise en œuvre, de formation et d’utilisation continue. En ayant une vision claire de tout cela avant de commencer, on s’assure que la solution choisie est la mieux adaptée aux besoins de l’organisation. Avec une bonne planification et un processus de sélection approprié, la mise en place de systèmes de gestion de documents efficaces peut être réalisée avec succès.
Parler de l’obligation de facturation électronique en France dès 2024
En 2024, la facturation électronique sera obligatoire en France dans le cadre des efforts déployés par l’Union européenne (UE) pour moderniser la facturation. Toutes les entreprises françaises qui vendent des biens ou des services à d’autres États membres de l’UE devront adopter le format de facturation électronique (ou « efacture« ) sous peine de sanctions financières. Cette évolution vise à réduire la paperasserie et à permettre aux entreprises de gagner du temps en éliminant la saisie manuelle des données afin qu’elles puissent se concentrer sur leur croissance commerciale. En outre, ce système pourrait améliorer la qualité, la précision et la cohérence des factures, offrant ainsi une meilleure visibilité sur les paiements en cours. Pour ces raisons, il est essentiel que les entreprises françaises se conforment à la nouvelle réglementation en s’assurant que leurs systèmes de facturation sont entièrement intégrés avec un partenaire de facturation électronique. Tout manquement à cette obligation peut entraîner des sanctions coûteuses de la part des autorités européennes.
Un système de gestion numérique des documents est un élément essentiel de toute organisation performante. En automatisant les processus et en améliorant l’efficacité, vous pouvez améliorer vos résultats. Il existe de nombreux types de logiciels différents, mais il est important de trouver celui qui répond le mieux à vos besoins. Une fois que vous aurez choisi un logiciel, nos conseils vous aideront à commencer à le mettre en œuvre dans votre organisation.
