Il est fréquent d’avoir plusieurs projets à mener. La question est de savoir les gérer en même temps sans courir le risque d’un éparpillement. Une bonne méthode et du bon sens vous aideront à faire face à cette situation. Cet article passe en revue les pièges à éviter, les conseils à mettre en œuvre et enfin quelques outils utiles pour gagner en productivité.
Prohibez les pratiques inefficaces
Tout d’abord, il ne faut pas passer d’un projet à l’autre sans arrêt. Le rechargement dans votre esprit du contexte, des tenants et aboutissants et du « qui fait quoi » de chaque projet vous ferait perdre un temps précieux. Le risque de confusion, naturel dans la gestion d’une telle complexité, menace aussi de vous faire commettre quelques erreurs.
Ensuite, il ne faut pas sacrifier la communication dans l’idée de vouloir économiser ou récupérer du temps. La communication auprès des parties prenantes à un projet est absolument indispensable à son succès, elle permet de :
- régler rapidement les petits problèmes qui peuvent se poser aux uns ou aux autres ;
- synchroniser les tâches pour optimiser le planning et respecter les objectifs de délais ;
- motiver l’ensemble des équipes en donnant du sens à l’action de chacun.
Enfin, il ne faut surtout pas vouloir tout faire tout seul. Il faut au contraire respecter les rôles et responsabilités de chacun pour ne pas les démobiliser. Savoir déléguer est la base d’une bonne gestion du temps.
Une bonne discipline d’organisation à votre service
Pour pouvoir être multitâche, il est surtout important d’être bien organisé. La base est d’abord de procéder à un inventaire des projets et à un classement par ordre de priorité. Grâce à une liste des projets ordonnée selon leur importance pour vous, vous savez exactement où concentrer votre temps disponible :
- d’abord les actions urgentes des projets prioritaires ;
- puis, selon arbitrage, les actions urgentes des projets moins prioritaires ou les actions non urgentes des projets prioritaires.
Un autre point déterminant est de garder de l’ordre dans ses dossiers. Il est ici utile d’avoir des dossiers distincts pour chaque projet : une chemise pour les papiers et un répertoire pour les fichiers. Ce qui est très utile pour la gestion du temps, c’est d’avoir un mode d’organisation similaire pour chaque dossier/projet :
- une fiche type qui est le résumé du projet : ses grands objectifs, ses grandes phases, ses chiffres clefs ;
- un planning à jour qui fait apparaître les tâches qui sont en cours d’exécution ou qui sont en retard ;
- un répertoire faisant apparaitre les principaux acteurs du projet et les informations de contact utiles.
Muni de ces informations, vous pouvez alors planifier votre organisation de travail sur la durée. Une bonne pratique est par exemple d’organiser sa semaine avec des plages de temps réservées par projet.
Quelques outils utiles pour vous aider
Il existe des logiciels de gestion de tâches pour le suivi transverse des projets. Ils sont indispensables pour garder une grande sérénité face à la complexité, ils vous libèrent totalement l’esprit en gérant les rappels de façon automatique. Il serait dommage de vous en priver, car certains sont très simples d’utilisation, fonctionnent sur tous vos appareils et sont gratuits.
Ensuite, concernant les logiciels de gestion de projet proprement dits (méthode PERT ou diagramme de Gantt), vous avez bien sûr intérêt à utiliser le même pour chaque projet. Vous y gagnerez par effet d’expérience, mais aussi peut-être techniquement pour votre propre gestion du temps en les interconnectant entre eux.
En conclusion, si ces conseils sont salutaires, il faut néanmoins rester conscient de ses limites. Avec un peu de recul, chacun est capable de mesurer le nombre maximum de projets qu’il est possible de gérer de front. Rester un peu en deçà de cette limite est la meilleure recommandation à donner : avoir un peu de temps disponible pour gérer l’imprévu (qui arrive toujours) est une mesure saine pour s’assurer un maximum de succès.
