Toute dépense effectuée à titre personnel par un employé pour les besoins d’une mission professionnelle doit être accompagnée d’un justificatif. Ce dernier s’avère un document très important dans le processus de gestion et de remboursement des frais professionnels. En effet, le justificatif de note de frais sert avant tout à justifier les sommes avancées afin de garantir leur remboursement. L’entreprise se base également sur ce relevé pour procéder à l’enregistrement comptable des charges.
Cependant, il convient de savoir que le justificatif de notes de frais répond à des obligations légales et doit être réalisé dans les règles. On vous dit tout.
C’est la règle, les salariés doivent justifier leurs dépenses
Oui ! La règlementation interdit formellement le paiement d’une note de frais en l’absence de justificatifs. L’entreprise qui ne respecte pas cette obligation s’expose à un redressement fiscal par l’URSSAF. Le justificatif des notes de frais peut donc se définir comme un document permettant de prouver et d’attester que les dépenses ont été engagées dans l’intérêt de la société et dans le cadre du travail.
Il faut dire que chaque société est libre de mettre en place son modèle de note de frais. La note de frais n’est donc pas régie par une règlementation. Généralement, l’employeur met à la disposition de ses collaborateurs un logiciel de note de frais, ce qui permet d’envoyer directement la demande de validation de manière dématérialisée. En tant que chef d’entreprise, vous n’avez qu’à cliquer ici pour trouver un comparatif des logiciels de notes de frais open source qui vous convient.
Par ailleurs, le justificatif note de frais doit comporter plusieurs mentions le rendant conforme notamment :
- L’identité du fournisseur/commerçant ;
- La date d’engagement de la dépense ;
- Le descriptif de la dépense (repas, hébergement, déplacement…) ;
- le descriptif de la mission ;
- les montants engagés ;
- La TVA (si la dépense est soumise à la TVA) ;
- etc.
Dans certains cas seulement, le nom de l’entreprise de même que le nom de l’employé concerné doivent aussi figurer sur le justificatif note de frais. Ce dernier peut être une facture ou un reçu et se présenter sous format papier ou électronique.
Comment conserver les justificatifs de notes de frais ?
La législation régit les justificatifs de notes de frais à conserver ainsi que les délais à observer par l’employé et l’employeur. Le respect de ces obligations constitue un enjeu crucial pour l’entreprise. Les salariés ont l’obligation de collecter les justificatifs de notes de frais et de les garder jusqu’à l’établissement de leur note de frais. Les supérieurs hiérarchiques, quant à eux, procèdent à leur vérification pour valider les dépenses. Le cabinet comptable les classe soigneusement pour être en règle en cas de contrôle.
Pour la conservation des justificatifs de notes de frais en version papier, cela peut se faire dans un classeur, etc. En revanche, en cas de vol ou d’incendie, ces documents ne sont pas protégés. De plus, il peut être difficile de conserver certains justificatifs à cause de la matière du document. Pour les tickets de caisse par exemple, l’encre peut s’estomper de manière progressive au fil du temps. Le papier aussi peut devenir fragile.
Pour être à l’abri de ces désagréments, la dématérialisation des justificatifs originaux des notes de frais s’impose. Cette solution permet une gestion optimale des notes de frais. Vous pouvez en savoir plus dans cet article. Il faudra par ailleurs s’assurer de l’intégrité des justificatifs numérisés. En ce qui concerne leur archivage, il est conseillé d’utiliser un coffre-fort numérique. Par contre, si l’entreprise a adopté un logiciel de notes de frais, les documents intégrés sont de manière automatique conservés dans un lieu sûr.
Combien de temps faut-il conserver les justificatifs de notes de frais ?
Deux règles encadrent la conservation des justificatifs des notes de frais :
- les règles fiscales : l’administration fiscale s’y référera en cas de contrôle ;
- les règles comptables.
Sous format papier, le nombre d’années de conservations selon les règles fiscales est de 6 ans et de 10 ans selon les règles comptables. Sous format numérique, cela est respectivement de 03 ans et de 10 ans.
