La Déclaration Sociale Nominative (ou DSN), mise en place en 2017, a pour objectif principal d’alléger les formalités administratives des entreprises en regroupant dans une déclaration unique liée à la fiche de paie les données sociales de chaque salarié affilié (ou assimilé) au Régime général de la Sécurité sociale. Elle est obligatoire pour toutes les entreprises du secteur privé qui emploient des salariés.
Disposer d’un logiciel de paie compatible DSN
Chaque mois le responsable des Ressources Humaines de l’entreprise transmet grâce à son logiciel de paie le fichier DSN qui se compose :
- de la déclaration mensuelle qui informe sur les données sociales des employés
- de la déclaration événementielle qui informe sur des événements particuliers (arrêts maladie, reprise de travail, congé adoption, fin du contrat de travail…)
Ce type de logiciel calcule automatiquement les cotisations pour chaque organisme concerné et transmet de manière sécurisée l’ensemble des informations recueillies.
Investir dans un logiciel de paie performant
Les petites entreprises et PME qui rechignent à investir dans un logiciel de paie peuvent bénéficier gratuitement des services de l’URSAFF et la Mutualité Sociale Agricole qui prennent en charge la DSN (TESE, TESA,). Une autre solution est de faire appel à un tiers déclarant (souvent un expert-comptable). Toutefois investir dans un logiciel RH performant est un pari bien souvent gagnant à long terme. Il permet de gérer les obligations légales, dont la DSN, et d’améliorer de manière significative la gestion de son personnel et de son entreprise pour simplifier la création des fiches de paie et les processus administratifs associés.
Choisir son logiciel de paie
Il existe sur le marché des centaines de logiciels de paie gratuits ou payants. Quelques critères essentiels permettent de choisir une solution compatible DSN pour la gestion des salaires.
- La qualité de l’automatisation des procédures
- La prise en compte des particularités (multi-contrats, rappels de salaires…)
- L’intégration de conseils en droit social ou fiscal
- La possibilité de transmettre automatiquement la DSN
- La maniabilité et convivialité de l’outil informatique
- L’application rigoureuse des textes légaux
- Des options supplémentaires utiles : statistiques, calcul du budget, négociations annuelles…
- La qualité du service d’assistance
Un bon logiciel permet aussi une visualisation rapide lorsque l’on introduit de nouvelles variables. Cela permet au responsable RH de mesurer aussitôt l’impact sur le budget global de l’entreprise.
Les risques de ne pas transmettre la DSN
Un retard dans la transmission de la DSN entraine rapidement des pénalités (51 euros par salarié et par mois de retard). Elles peuvent dans certains cas être annulées (absence d’infraction, régularisation rapide…). De même, occulter un salarié, ou transmettre une déclaration inexacte génère des sanctions pécuniaires évitables grâce à un bon logiciel de gestion de la paie.
L’introduction de la Déclaration Sociale Nominative a permis de réduire le contentieux entre salariés et employeurs. En permettant de transmettre en une seule fois toutes les données sociales, la mise en place de ce dispositif a permis aux entreprises de substantiels gains de temps et par conséquent d’argent.
