Un logiciel de paie est une solution qui permet aux entreprises de gérer et automatiser les versements des salaires à leurs employés.
En résumé, l’objectif étant que les équipes RH soient soulagées des tâches chronophages et consacrent ainsi plus de temps à d’autres initiatives axées sur le développement de l’activité de l’entreprise comme la digitalisation RH, par exemple.
Comment un logiciel de paie fonctionne-t-il ?
Les informations relatives à chaque employé sont recueillies en fin de mois : heures travaillées, heures supplémentaires effectuées, absences, congés légaux ou maladies, primes, etc. Le gestionnaire de paie intègre ensuite ces données dans le logiciel et les bulletins de salaires sont alors générés de manière automatique.
Pour les employeurs, les systèmes de paie se doivent d’être fiables, faciles à utiliser et suffisamment souples pour automatiser les rémunérations de tout type de travailleurs (salariés, freelance, travailleurs intérimaires, etc.), susceptibles d’être répartis dans le monde entier.
Quelles sont ses fonctionnalités ?
Au-delà de la gestion interne des fiches de paie, les fonctionnalités d’un logiciel de paie sont nombreuses.
Entre autres, ce type de solution :
- tient compte des normes légales et conventionnelles actuelles
- donne accès à des documents administratifs tels que le contrat de travail, le solde de tout compte ou l’attestation Pôle Emploi
- peut télétransmettre directement les déclarations comme la DUE (déclaration unique d’embauche) ou la DADS (déclaration annuelle des données sociales)
- permet aux salariés d’envoyer directement leurs notes de frais ou demandes de congés
- prépare directement les bordereaux de cotisation
En plus de cette palette de fonctionnalités de base, certaines solutions de gestion de paie gèrent même l’évolution de carrière, l’emploi du temps et les formations des salariés.
Quelle est son utilité ?
Pour les entreprises
Manager en interne les fiches de paie peut devenir un véritable casse-tête pour les entreprises. Avoir accès à une solution de gestion de la paie contribuerait à rendre vos fins de mois moins pénibles.
Voici tous les avantages que nous trouvons à l’utilisation d’un logiciel de paie :
- La rapidité et la fiabilité : Entre vos collaborateurs actuels, les nouvelles embauches et l’évolution des réglementations, le paiement des salaires prend du temps. Avec un logiciel de paie, vous réduisez, d’une part, les risques d’erreurs humaines et, d’autre part, vous êtes assuré que les salariés sont rémunérés correctement et dans les temps. Cela contribue notamment à renforcer leur confiance à l’égard de leur employeur.
- Personnalisation des rapports : Un logiciel de paie fournit une vue détaillée et précise de vos frais liés à la paie. Finissez-en avec les rapports Excel réalisés manuellement ! Vous pouvez désormais extraire des données pour en faire des rapports personnalisés. Ces derniers sont indispensables pour analyser les informations liées aux tendances du personnel. Ces éléments vous aident à respecter votre budget et à planifier la prise de décisions stratégiques.
- Flexibilité : Votre entreprise évolue et croît ? Un logiciel de paie vous accompagne dans vos projets et vous permet une adaptation facile. Si vous souhaitez développer votre structure à l’international avec des réglementations différentes, le logiciel intègre automatiquement les nouvelles lois, de sorte qu’il ne soit pas nécessaire de saisir les données manuellement.
- Réduction des coûts : Le gain de productivité liée à la simplification de ces tâches administratives contribue à de réelles économies.
Vous l’aurez compris : ces outils sont un gain de temps considérable pour les entreprises – temps qui peut notamment être consacré à d’autres projets plus stratégiques.
Pour les employés ?
Les logiciels de paie ne sont pas seulement bénéfiques aux entreprises. Ils le sont également pour les employés. Ils peuvent également profiter d’interfaces intuitives pour consulter l’historique de leurs paiements et modifier facilement leurs informations personnelles et leurs préférences de paiement par exemple.
Comment bien choisir sa solution de paie ?
Avant de choisir un logiciel de paie, il est essentiel d’analyser vos besoins et les spécificités de votre entreprise. Alors que certaines grandes structures souhaitent bénéficier d’un grand nombre de fonctionnalités RH, de plus petites entreprises vont potentiellement préférer une solution de paie relativement simple.
Analyser son besoin
L’offre existante étant très variée, il faut choisir l’outil qui s’adapte le mieux à la taille de votre structure et à son organisation.
Avant de prendre votre décision, posez-vous les bonnes questions :
- Combien avez-vous d’employés ? Quelles sont leur situation géographique et quelle est la façon dont vous les rémunérez ?
- Avez-vous besoin d’un logiciel de base qui fait essentiellement l’édition des bulletins de paie ou plutôt d’une solution qui inclut des fonctionnalités supplémentaires, comme la télétransmission des déclarations ?
- Souhaitez-vous que votre logiciel de paie soit adapté à votre secteur d’activité ? Imaginons que vous travaillez dans le secteur de la vente. Cela signifie que votre système de paie devrait probablement offrir des fonctionnalités pour les ventes avec prime. Ou si vous êtes dans le secteur de l’hôtellerie ou de la restauration, vous devriez opter pour un logiciel de paie qui intègre les pourboires dans son système de rémunération.
- Quel est votre budget ? La plupart des solutions de paie vous sont proposées sur une base mensuelle. Prenez le temps de déterminer le montant que vous êtes en mesure de payer. Soyez également attentif aux options supplémentaires. Il s’agit de fonctionnalités qui ne sont pas intégrées au forfait de base auquel vous souscrivez. Elles entraînent des frais annexes et peuvent augmenter vos coûts rapidement. Assurez-vous de comptabiliser tous les coûts, par mois et par année, afin de pouvoir effectuer une comparaison pertinente entre les différents fournisseurs.
Comparer les offres
Pour faire votre choix, n’hésitez pas à comparer les prix, les fonctionnalités et l’assistance proposée par le fournisseur de la solution.
Une simple recherche sur Google du mot-clé « logiciel de paie » génère des millions de résultats, et avec autant d’options, on peut rapidement se trouver dépassé. Pour faciliter votre démarche, nous avons comparé 5 logiciels de paie qui pourraient répondre aux besoins de votre entreprise.
