Si comme moi, vous devez noter toutes vos tâches pour ne pas les oublier, il y a de fortes chances que vous ayez besoin d’un outil de gestion de tâches performant! La bonne nouvelle est qu’il existe plusieurs outils de todolist gratuits actuellement pour gérer son temps. Je vous propose de découvrir 13 outils gratuits qui vont vous aider à prioriser vos tâches aussi bien pour votre organisation personnelle que pour l’efficacité professionnelle. Etre mieux organisé est un défi de chaque instant, alors utiliser le bon outil de to do list vous permettra certainement d’atteindre cet objectif.
1. monday.com
Si vous recherchez à organiser des tâches professionnelles ou encore attribuer des tâches à des membres d’une équipe, monday.com est sans doute l’outil idéal ! C’est un véritable espace de travail qui vous permet en un coup d’œil de visualiser les tâches en cours, les tâches urgentes et celles qui sont terminées, ou encore de mettre en avant les échéances. Planifier son temps et celui des équipes est primordial pour la réussite des projets : monday.com vous permettra d’être plus efficace au travail et de déléguer facilement. Vous l’aurez compris, c’est bien plus qu’un simple outil de todolist !
2. Hubspot
Hubspot dispose d’un très bon logiciel de gestion de tâches qui plait aussi bien aux équipes novices qu’aux habitués des logiciels professionnels. Facile d’utilisation au quotidien, la prise en main du logiciel se fera rapidement. Tout y est : tâches prédéfinies, récurrence des tâches disponible, possibilité d’annexer des documents à certaines de vos tâches, etc…
3. Wrike, un outil pour les professionnels
Wrike est un logiciel de gestion de projet qui propose une version gratuite idéale pour les équipes qui veulent se lancer dans la gestion de tâches centralisée. C’est une solution complète qui présente l’avantage d’être simple d’utilisation. Point non négligeable : Wrike possède un très bon système de protection des données que vous stockerez sur l’application.
4. MeisterTask, l’outil de gestion de tâches intuitif !
MeisterTask est un outil de gestion de projet collaboratif basé sur la méthode Kanban. Cette approche tente de gérer les tâches à effectuer pour atteindre nos objectifs. Pour faciliter la visualisation de l’avancement des travaux, il s’appuie sur des éléments graphiques simples, des cartes. Même si à première vue, il semble qu’il soit uniquement conçu pour le travail, la vérité est qu’il peut être utilisé pour n’importe quelle activité qui peut être décomposée en tâches simples.
Dans MeisterTask, nous avons la première vue, qui est un panneau de personnalisation avec les éléments que nous avons créés, les notifications, les tâches assignées et leur statut.
Une fois que nous visitons un élément spécifique, la deuxième vue apparaît. Il s’agit d’un tableau très simple et intuitif avec des cartes où on peut organiser nos tâches et voir leur statut.
5. Teamwork, pour la gestion des tâches en équipe
Teamwork allie une interface intuitive et facile à prendre en mains à des fonctionnalités efficaces, utiles pour les petites équipes soudées. Il évite de devenir trop lourd de fonctionnalités, ce qui en fait une solution de gestion de projet en ligne simplifiée.
Ce logiciel permet à chacun de voir facilement sur quoi il travaille et quelles sont les prochaines étapes. Cela est possible parce qu’il offre diverses fonctions qui optimisent la collaboration, économisent du temps et des efforts.
En outre, la collaboration interne et externe est rendue concrète car l’outil facilite la communication entre les membres de l’équipe, par le biais de tâches publiques, de calendriers et de chats. Cela est particulièrement utile pour la gestion de projets complexes, où une synchronisation complète des différents services et la réalisation des tâches en un temps record sont nécessaires.
Teamwork propose un essai gratuit pour tester le logiciel avant de décider si cette application est faite pour vous.
6. Todoist, le must de la todolist
C’est tout simplement l’outil de to do list que j’utilise quotidiennement pour ma gestion de tâches. La version gratuite est déjà très complète et vous permet de créer des liste de tâches rapidement. J’aime particulièrement le design épuré et plusieurs bonnes idées telles que la reconnaissance des dates directement dans les tâches, ou la possibilité d’ajouter des fichiers dans les tâches pour un projet en équipe.
7. Favro, pour rester productif
Favro est une application en ligne de planification et de collaboration qui va vous permettre de travailler efficacement sur votre to-do-list pro ! Non seulement ce logiciel vous permet de collaborer sur des idées et des stratégies, mais il vous permet aussi de communiquer avec votre équipe et de gérer vos projets et vos tâches ensemble.
Favro fonctionne avec des équipes de toutes tailles ou peut être utilisé par une seule personne, comme un moyen de planifier et de gérer tous vos projets, ainsi que de partager vos progrès avec des parties extérieures (comme des clients), ou elle peut être utilisée par de grandes organisations comptant un grand nombre d’employés. On ne peut que vous recommander d’essayer gratuitement dès maintenant !
8. Microsoft To do
Auparavant dénommée Wunderlist, la solution a depuis été rachetée par Microsoft. L’outil a laissé la place à Microsoft To do, le nouvel outil complètement gratuit de todolist a été conçu avec les équipes de Wunderlist et dispose donc de sérieux atouts pour vous convaincre. Au programme : vue d’ensemble de votre journée, planificateur personnalisé avec des suggestions de tâches, partage des listes et des tâches avec vos amis ou collègues…En outre, on peut créer des listes avec des codes de couleur ou encore définir des échéances et des rappels ponctuels ou récurrents. Autre avantage sur l’aspect professionnel, une synchronisation parfaite de vos tâches avec Outlook.
9. Any.do
Any.do est l’une des applications de gestion de tâches les plus reconnues grâce à une interface épurée et très efficace. Grâce à une vue calendrier pour bien gérer son planning, et des étiquettes, vous pouvez trier facilement toutes vos listes de tâches. La possibilité d’ajouter des rappels simplement est également intéressante pour rester productif et vider sa todolist !
10. Google Keep
Avec la montée en puissance des solutions de gestion de tâche et de todolist, Google se devait de proposer son outil maison! Il s’agit de Google Keep, dont l’interface en « post-it » permet d’organiser ses tâches personnelles de manière intuitive. Intéressant pour toutes les personnes dont ce type de présentation a leur préférence.
11. Easynote
Easynote est un logiciel de gestion de tâche gratuit qui peut également devenir un outil de gestion de projet grâce à une capacité de stockage de fichiers jusqu’à 1GB ainsi que le travail collaboratif. Intéressant pour toutes les entreprises cherchant un outil de gestion de projet gratuit et simple d’utilisation pour organiser le travail et l’avancement des équipes.
12. Trello
Trello est plus connu en tant que logiciel de gestion de projet en équipe. Mais il peut également devenir un outil de gestion de tâches! Avec la visualisation avec différentes rubriques et son application, vous pouvez tout à fait l’utiliser comme solution de to-do list si l’envie vous en prend!
Vous avez maintenant l’embarras du choix pour gérer vos tâches et planifier votre temps grâce à une todolist bien organisée. A vous maintenant d’accomplir un maximum de tâches pour découvrir à quel point il est satisfaisant de cocher les tâches effectuées dans votre todolist !
13. Pomotodo
Pomotodo est une application de gestion du temps simple mais puissante et multiplateforme. Avec son design intuitif, Pomotodo peut vous aider à lister, planifier, et accomplir les choses importantes !
- Combine les méthodes de gestion du temps les plus productives.
- Toujours en synchronisation sur toutes les plateformes : Les Todo sont stockés en toute sécurité dans le cloud.
- Gestion complète du flux de travail : Collectez des idées, planifiez des travaux, terminez des tâches, consultez l’historique, directement dans l’application.
Pomotodo est gratuit à télécharger et à utiliser. Vous pouvez passer à Pomotodo Pro, pour débloquer plus de fonctionnalités.
Voici une vidéo qui vous permet de découvrir encore plus d’applications pour votre todo :
Comment choisir votre outil de todolist : les critères importants
Dans un monde où la productivité et l’organisation sont primordiales, sélectionner le bon outil de gestion de tâches ou todolist est essentiel. Avec une multitude d’options disponibles, il peut être difficile de déterminer lequel répondra le mieux à vos besoins spécifiques. Cet article explorera les critères essentiels pour faire le bon choix.
Compatibilité avec vos appareils et systèmes
L’un des premiers aspects à considérer est la compatibilité de l’outil avec vos différents appareils. Un excellent logiciel de gestion de tâches devrait être disponible sur diverses plateformes telles que Windows, macOS, iOS, et Android. Cette compatibilité permet de synchroniser facilement vos listes de tâches peu importe l’appareil que vous utilisez, améliorant ainsi votre productivité.
- Système d’exploitation : Vérifiez si l’application est compatible avec vos systèmes actuels.
- Appareils multiples : Assurez-vous que le logiciel fonctionne bien sur différents types d’appareils (ordinateur, tablette, smartphone).
- Synchronisation en temps réel : Optez pour une solution qui offre une synchronisation instantanée entre tous vos appareils, ce qui permet de garder vos tâches toujours à jour.
Interface utilisateur et design
La façon dont une application est conçue peut avoir un impact significatif sur sa facilité d’utilisation. Une interface intuitive et un design attractif peuvent rendre la gestion de vos tâches plus agréable et moins chronophage. Recherchez une interface simple, mais fonctionnelle, qui ne surcharge pas l’utilisateur avec trop d’informations à la fois. De plus, la personnalisation du thème et de la disposition peut également être un aspect déterminant.
Voici quelques points à surveiller :
- Simplicité d’utilisation : L’application doit être facile à naviguer dès la première utilisation.
- Design ergonomique : Une présentation claire et un agencement logique des fonctionnalités sont cruciaux.
- Personnalisation : La possibilité de personnaliser le thème ou même la structure des listes de tâches selon vos préférences personnelles.
Fonctionnalités essentielles
Pour qu’une todolist soit réellement efficace, elle doit offrir certaines fonctionnalités de base comme la création de listes, le suivi du progrès et la priorisation des tâches. Mais selon vos besoins, des caractéristiques avancées peuvent aussi être nécessaires. Par exemple, la hiérarchisation des tâches par importance ou échéance peut être un atout majeur pour ceux qui jonglent avec plusieurs projets à la fois.
Les fonctions clés à rechercher incluent :
- Création de sous-tâches : Permet l’organisation des grandes tâches en étapes managées plus petites.
- Étiquetage et catégorisation : Pour faciliter la recherche et le tri ultérieur.
- Rappels et notifications : Pour ne manquer aucune échéance importante.
- Intégration avec d’autres outils : Comme les calendriers ou les services de stockage en ligne.
Options de collaboration
Si vous travaillez en équipe, la capacité de collaborer directement via votre outil de todolist est vitale. Des fonctionnalités permettant l’attribution de tâches, la révision collaborative et le suivi commun peuvent grandement améliorer l’efficacité collective et maintenir tout le monde aligné.
Recherchez notamment :
- Partage de listes : Capacité de partager entièrement ou partiellement des listes de tâches avec d’autres utilisateurs.
- Commentaires et notes : Option pour laisser des commentaires ou des instructions au sein des tâches pour une communication claire.
- Mises à jour en temps réel : Toutes les modifications devraient être reflétées immédiatement pour tous les membres de l’équipe.
Support et assistance technique
Aucun logiciel n’est exempt de bogues ou de problèmes techniques. La qualité du support client et l’existence de ressources d’assistance peuvent donc faire une grande différence. Une option de chat en direct, une ligne téléphonique dédiée, ou même un forum communautaire actif peuvent être des indicateurs d’un bon support.
Considérez les éléments suivants :
- Documentation détaillée : Photos, FAQ, et guides convivaux.
- Réactivité du support : Le temps de réponse moyen aux tickets d’assistance.
- Communauté active : Forums et groupes d’utilisateurs où échanger des conseils et solutions.
Coût et modèle de tarification
Le prix est souvent un facteur décisif lors du choix d’un logiciel de gestion de tâches. Certains outils offrent des versions gratuites limitées, tandis que d’autres nécessitent un abonnement mensuel ou annuel. Il est important de peser les coûts contre les avantages reçus, surtout si vous utilisez l’outil dans un contexte professionnel.
Points à évaluer :
- Gratuité vs Premium : Comparer ce que propose la version gratuite versus payante.
- Flexibilité des plans : Les options de paiement mensuel, annuel, pour une petite équipe ou individuelle.
- Rapport qualité-prix : Ce que chaque niveau de tarification apporte en termes de fonctionnalités supplémentaires.
Analyser les avis et recommandations
Email se fier uniquement à la description fournie par le développeur de l’outil n’est jamais suffisant. Lire des avis d’utilisateurs réels et des évaluations d’experts pourrait fournir une perspective plus équilibrée. Certains sites web spécialisés comparent de manière exhaustive différentes applications pour vous aider dans votre prise de décision.
À vérifier :
- Critiques professionnelles : Publications spécialisées offrant des analyses détaillées.
- Avis des utilisateurs : Témoignages de vraies personnes utilisant l’outil quotidiennement.
- Notes et classements : Moyenne des notes sur différentes plateformes telles que les app stores.
Essayez avant de décider
Presque tous les logiciels de gestion de tâches proposent des essais gratuits ou des périodes promotionnelles. Profitez de ces offres pour tester vous-même les fonctionnalités. Une période d’essai permet non seulement de vérifier si l’outil répond vraiment à vos besoins mais aussi de s’assurer que l’utilisation quotidienne sera fluide et sans obstacles majeurs.
Étapes recommandées :
- Inscription à l’essai : Profitez de la période d’évaluation gratuite.
- Utilisation intensive : Testez toutes les fonctionnalités importantes pendant la période d’essai.
- Évaluation finale : Comparez les performances de plusieurs outils pour trouver celui qui vous convient le mieux.
Exemple de template de todolist
Si vous ne souhaitez pas utiliser de logiciels ou outils en ligne, voici un exemple de todolist simple que vous pouvez reproduire dans un tableur de type Excel :
Utiliser des outils numériques pour optimiser votre système de todolist
L’utilisation d’outils numériques pour optimiser votre système de todolist est une stratégie importante pour améliorer votre productivité. Avec les avancées technologiques de notre époque, il existe une multitude d’applications et de plateformes qui peuvent vous aider à gérer efficacement vos listes de tâches. Par exemple, des applications comme celles citées plus haut dans cet article (Trello, Asana et Todoist) offrent des fonctionnalités avancées pour organiser, suivre et prioriser vos tâches en temps réel.
En utilisant ces outils, vous pouvez facilement accéder à vos tâches à partir de n’importe quel appareil, synchroniser vos listes de tâches avec votre calendrier et collaborer avec d’autres membres de votre équipe. De plus, ces outils offrent également des fonctionnalités pour automatiser certaines tâches récurrentes et pour définir des objectifs et des rappels pour maintenir votre motivation
Astuces pour prioriser vos tâches
Commencez par dresser une liste de toutes les tâches que vous devez effectuer, puis classez-les par ordre de priorité. Pour ce faire, vous pouvez utiliser une échelle de 1 à 5 ou une méthode de couleur (par exemple, rouge pour les tâches urgentes, jaune pour les tâches importantes, vert pour les tâches qui peuvent être reportées). N’oubliez pas que la priorité ne doit pas être établie uniquement en fonction de l’urgence, mais également en fonction de l’importance. Les tâches importantes contribuent à atteindre vos objectifs, tandis que les tâches urgentes ne sont que des interruptions qui vous empêchent de rester concentré sur vos objectifs à long terme. Ainsi, il est important de consacrer du temps chaque jour à vos tâches importantes, même si cela signifie reporter certaines tâches urgentes à plus tard.
Enfin, pour éviter de vous sentir débordé, ne cherchez pas à tout faire en même temps. Priorisez vos tâches en fonction de votre niveau d’énergie et de concentration tout au long de la journée. Par exemple, réservez votre matinée pour les tâches les plus importantes, puis dédiez votre après-midi aux tâches moins urgentes ou plus créatives. En organisant votre journée de cette façon, vous serez en mesure de maximiser votre productivité et de réaliser vos tâches avec succès.
Comment intégrer votre todolist dans votre routine quotidienne ?
Pour intégrer votre liste de tâches dans votre routine quotidienne, commencez par définir des moments précis pour la consulter et la mettre à jour. Par exemple, prenez 5 minutes le matin pour planifier votre journée et cocher les tâches accomplies la veille, puis accordez-vous une pause en milieu de journée pour réévaluer votre avancement et ajuster les priorités si nécessaire. Veillez à hiérarchiser vos tâches en fonction de leur urgence et de leur importance, et à définir des échéances réalistes pour chaque élément de votre liste. N’hésitez pas à diviser les tâches en sous-tâches pour mieux les aborder et éviter d’être submergé par un projet imposant.
Enfin, utilisez des outils adaptés à vos besoins pour créer et gérer votre todolist. De nombreux logiciels et applications existent pour vous simplifier la vie, mais vous pouvez également utiliser un simple carnet ou un tableau blanc pour visualiser vos tâches et vous motiver à les accomplir. Avec une bonne organisation et une utilisation régulière de votre todolist, vous pourrez optimiser votre productivité et vous concentrer sur l’essentiel.
FAQ
En quoi consiste une to-do list ?
La to-do list est un outil pratique pour organiser sa vie personnelle ou professionnelle. Elle permet de mettre en avant les tâches à effectuer à court ou long terme, ainsi que de les prioriser en fonction de leur importance. En d’autres termes, c’est une liste optimisée des missions à accomplir dans un laps de temps donné et dans le cadre d’un projet, d’une activité ou tout simplement de la vie quotidienne. Le but ? Atteindre des buts fixés et être plus productif. Une to-do list peut être effectuée sur un support numérique ou de manière plus traditionnelle, sur papier. Elle peut être davantage sophistiquée dans le milieu professionnel grâce aux logiciels spécialisés et ainsi contenir des paramètres supplémentaires, tels que les noms des personnes en charge de la mission ou la durée de réalisation de celle-ci.
Pourquoi utiliser une to-do list ?
La to-do list est une alliée précieuse pour atteindre un but et passer à l’action plus facilement, car elle permet de se motiver, de désencombrer son esprit, ainsi que de gagner du temps, de l’efficacité et de la clarté dans la réalisation des tâches à effectuer. Elle permet par ailleurs d’avoir une vision plus élargie de ses projets et d’avancer de manière claire, sans brûler les étapes. La to-do list participe donc grandement à l’aboutissement d’un projet, car le sens de l’organisation est une qualité primordiale pour atteindre ses objectifs. Au-delà de la réussite, cet outil procure un certain sentiment d’accomplissement et occasionne donc un regain d’énergie pour passer à l’étape suivante. La to-do list est par ailleurs devenue indispensable au sein des entreprises, notamment pour dynamiser le travail en équipe, optimiser la productivité de chaque collaborateur, ainsi que mieux s’attribuer les tâches. Une manière de dire au revoir au stress, à la procrastination et aux oublis !
Quelles sont les étapes à suivre pour réaliser une to-do list performante ?
Choisir son support
Le choix du support (Excel, bloc-notes, logiciels spécialisés, etc.) dépend bien sûr de ses préférences, mais aussi de ses différents besoins : utilisation collaborative, synchronisation des tâches, etc.
Noter les tâches à effectuer
Il convient ensuite de noter toutes les tâches qui composent un projet (elles peuvent également être indépendantes les unes des autres) en utilisant des verbes d’action et en respectant trois principes : la spécificité, la réalisabilité et la temporalité.
Catégoriser et prioriser les tâches
Pour être efficace, la to-do list doit respecter un ordre et un classement. La priorisation des tâches doit donc être de mise pour réaliser cette étape.
Définir des échéances
Il est important de fixer une date d’échéance, voire d’attribuer un créneau pour chaque tâche à réaliser.
Bon à savoir : la to-do list doit être ajustée de manière régulière afin d’optimiser l’avancée du projet et d’assurer son efficacité.
Quel est le nombre optimal d’items dans une to-do list ?
Une to-do liste trop longue et surchargée est contre-productive. En effet, rien n’est plus démotivant que de voir des tâches s’ajouter ! Afin de vaincre le découragement et la procrastination, il est donc essentiel de créer une liste de 10 items maximum par jour (opter pour une liste quotidienne est une bonne idée pour mieux organiser sa journée, mais rien n’empêche d’en élaborer une plus globale) et de respecter la règle 1-3-5 notamment. Celle-ci est plutôt simple ; il suffit de noter une tâche très importante sur laquelle il faudra se focaliser, trois tâches moyennement importantes et cinq petites tâches non prioritaires. De cette façon, elles seront plus réalisables et la satisfaction d’accomplissement d’autant plus haute ! En plus de cette règle, il peut être intéressant de renforcer la visibilité de ces missions en utilisant une police et une couleur différentes pour chaque niveau de priorité.
Quels sont les critères pour prioriser une to-do list ?
La matrice d’Eisenhower est très utile pour prioriser sa to-do list. Elle prend en compte deux critères inhérents à cette étape essentielle : l’importance et l’urgence. Si une tâche respecte ces deux critères, alors elle doit impérativement être faite. Si elle est urgente, mais pas importante, il peut être intéressant de la déléguer et au contraire, si elle est importante, mais pas urgente, son échéance peut être ajustée. Si la tâche est ni urgente, ni importante, alors elle peut être supprimée, réalisée immédiatement (seulement si elle est très courte) ou laissée de côté pour s’en occuper plus tard si un créneau se libère. Si elles sont toutes au même niveau, il est préférable d’effectuer celle qui paraît la plus difficile en début de journée. Par ailleurs, si une tâche paraît trop imposante et décourageante, la diviser en sous-tâches peut être une solution adéquate. Celles-ci pourront ensuite être priorisées à leur tour.
Vous avez maintenant l’embarras du choix pour gérer vos tâches et planifier votre temps grâce à une todolist bien organisée. A vous maintenant d’accomplir un maximum de tâches pour découvrir à quel point il est satisfaisant de cocher les tâches effectuées dans votre todolist !
