Le premier jour de travail pour un collaborateur est une toute nouvelle aventure, sa vie en est souvent totalement transformée. Pour une entreprise, il s’agit plus simplement d’une nouvelle embauche. Ce déphasage est parfois source de malentendus. C’est la raison pour laquelle il convient de soigner particulièrement l’accueil d’un nouveau collaborateur. Son intégration positive est essentielle pour l’entreprise.
Échange de documents avant l’arrivée du nouveau collaborateur
Bien préparer l’arrivée d’un nouveau collaborateur devrait être une tâche prioritaire pour toute société. C’est notamment ce que permet un logiciel sirh (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines), au niveau du partage des documents nécessaires avant l’arrivée effective du collaborateur dans l’entreprise :
- Attestation de sécurité sociale
- Photocopie de sa carte grise
- Photocopie de sa carte d’identité
- Son CV, le cas échéant
- Le contrat de travail
- Les accords collectifs de l’entreprise
- Les informations concernant les entretiens professionnels
En ayant accès à son dossier salarié avant de mettre le pied dans l’entreprise, le collaborateur se sent déjà accueilli et peut se projeter plus facilement dans cette nouvelle étape professionnelle.
Les check-lists et notifications du SIRH
Le logiciel SIRH facilite la tâche de l’employeur grâce à ses check-lists qui permettent respecter chaque étape du processus d’intégration :
- Avant l’embauche
- Le jour de l’arrivée
- Une semaine après son embauche
- Un mois, deux mois, six mois son embauche
Le manager reçoit des notifications qui lui rappellent : l’envoi d’un e-mail accueillant le nouveau collaborateur, les réunions d’intégration avec les équipes, les périodes de formation aux outils informatiques de l’entreprise, les commandes nécessaires afin qu’il dispose d’un matériel (ordinateur, téléphone, etc.) adapté à son poste…
Après son arrivée, le manager est épaulé par le logiciel pour poser les bonnes questions sur la première semaine d’intégration. Dispose-t-il des informations nécessaires à sa fonction ? Quel est son état d’esprit après une semaine ? Comment se sent-il avec ses collègues ?
En quelques mois, le collaborateur doit s’adapter à l’entreprise, acquérir des nouvelles connaissances et aussi se sociabiliser au sein de son équipe d’accueil. Pour lui, le sérieux du suivi de son onboarding est une marque de respect pour ses efforts d’intégration et un outil très utile pour corriger d’éventuelles approximations.
Un suivi rigoureux de l’avancement des tâches d’onboarding
Le nouveau collaborateur est maintenant en place. Sa première semaine de travail s’est bien passée. Il se sent bien. Les services proposés par un logiciel SIRH ne s’arrêtent pas là et proposent un suivi de l’intégration plusieurs mois après l’embauche.
Un mois après, une notification signale un premier rendez-vous pour faire le point sur l’état d’avancement des premières taches. Après trois mois, un autre rendez-vous a pour but d’échanger sur les premières réalisations du nouvel arrivant. Après 6 mois, un entretien plus détaillé sur l’intégration peut être proposé.
La bonne gestion de la socialisation professionnelle est une étape clé qui confirme pour l’entreprise le bien-fondé de l’embauche et pour la nouvelle recrue la justesse de son choix. Allié à des pratiques informelles d’accueil (café, découverte d’un collègue « facilitateur…) le logiciel SIRH optimise considérablement l’arrivée des nouveaux collaborateurs.
