Équilibrer le calendrier de travail de l’équipe est l’une des parties les plus délicates du rôle d’un chef de projet. Vous devez optimiser les capacités de votre équipe. En même temps, vous devez vous assurer que l’équipe travaille bien, sans toutefois se surmener, ni s’épuiser.
Il n’est pas facile d’établir un horaire de travail équilibré, surtout lorsqu’il s’agit de l’ensemble de votre équipe. Voici donc quelques conseils pour bien organiser le planning de votre équipe.
Connaître son équipe
Connaître son équipe est peut-être l’élément le plus fondamental de la création d’un programme de travail. Si fondamentale, en fait, que vous vous demandez certainement pourquoi on a pris la peine de le mentionner. Eh bien, la raison est simple : plusieurs managers ne parviennent pas à bien connaître leurs employés. Certains sautent même complètement cette étape.
Tout ce qui les préoccupe, c’est de s’assurer qu’il y a assez de personnes pour couvrir chaque poste. Alors, pourquoi est-il si important de connaître son équipe ? Parce que cela vous permet de faire des choix qui favorisent le succès de l’entreprise, plutôt que de vous contenter de recruter assez de personnes pour la ruée à l’heure de pointe.
Rationaliser la communication
Une communication ouverte et cohérente est l’un des aspects les plus importants du travail en équipe. Sans communication efficace, il ne peut y avoir de fixation d’objectifs, de définition des rôles et des responsabilités, ni de collaboration. Il est aussi prouvé qu’une bonne communication sur le lieu de travail contribue à accroître la confiance, le moral et la productivité.
Bien qu’il n’existe pas de méthode unique pour garantir une communication parfaite au sein de votre équipe, vous pouvez demander à l’équipe d’utiliser un outil spécifique (Skype, etc.) pour communiquer. Cela permet une communication cohérente et fiable dans toute l’organisation. Il existe aussi des outils de gestion des tâches ou de projets qui intègrent des fonctionnalités de chat.
Utiliser un logiciel de planning fiable
Utilisez un logiciel de planning doté de fonctionnalités robustes telles que des modèles de planification intégrés et des règles de planification personnalisables et faciles à configurer afin d’éviter les sureffectifs ou les sous-effectifs, etc. Certains logiciels proposent des outils essentiels de suivi du temps pour aider à créer et à gérer les horaires de vos employés de manière transparente.
Ils intègrent une fonctionnalité de pointage permettant à votre équipe de pointer depuis leur appareil, un rapport détaillé des horaires et des heures travaillées, ainsi qu’un outil de planification permettant de créer aisément des équipes et des affectations d’employés.
Il est conseillé de trouver un utilitaire qui simplifie la planification de vos employés et de vos équipes inter-fonctionnelles, qui vous avertit des erreurs et des conflits potentiels, et qui vous aide à gérer tous les horaires de votre personnel en un seul endroit.
En somme, n’oubliez pas que tous les membres de l’équipe doivent examiner le calendrier pour s’assurer qu’il est à jour et qu’il reflète leurs besoins. Si ce n’est pas le cas, pensez à y apporter les révisions appropriées.
