Depuis quelques années, un changement s’opère dans le monde du travail. Il s’agit de l’ouverture au télétravail. Ce virage s’est véritablement accéléré en 2020 avec les différents confinements qui ont poussé les entreprises à innover et les salariés à travailler autrement. De plus, la croissance d’Internet ces dernières années ou la crise des coronavirus ont incité de nombreuses entreprises à commencer à introduire des mesures pour permettre à leurs employés de travailler à domicile. Les progrès de la technologie permettent donc aux fonctions et tâches de bureau d’être exécutées à partir de n’importe quel endroit.
Pour les employeurs, le télétravail est désormais l’une des politiques les plus efficaces en matière de flexibilité qui permet un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée de ses salariés, ce qui contribue à leur bien-être, à leur motivation et donc à leur épanouissement au travail.
L’environnement de travail est crucial pour travailler à distance mais il est également nécessaire de s’équiper d’outils performants pour poursuivre ses missions sans encombre.
Plusieurs programmes ou outils sont nécessaires pour pouvoir travailler à distance dans votre entreprise : des logiciels pour communiquer en temps réel avec vos collègues de bureau, un autre programme pour effectuer des réunions en visio-conférence ou encore un logiciel de gestion des tâches en équipe.
Faisons le point sur les 4 types d’outils essentiels pour travailler à distance.
1. Logiciel de gestion de projet
Dans chaque entreprise, les projets s’enchainent les uns après les autres. Il est donc primordial de pouvoir les mettre en place, suivre leur état d’avancement et ainsi permettre de maintenir la croissance de l’entreprise.
L’une des préoccupations majeures des entreprises qui choisissent le télétravail est le niveau de productivité de leurs employés. De plus, le travail d’équipe à distance nécessite une organisation optimale pour maintenir une collaboration efficace.
Les outils de gestion de projet sont très utiles pour cela car ils vous permettent de diviser et d’organiser les tâches en les attribuant aux membres appropriés de l’équipe. Cela facilite grandement le flux de travail.
Le travail à distance en équipe est parfois difficile. Il faut pouvoir faire le lien entre chaque membre de l’équipe afin d’avoir une organisation optimale pour que les projets avancent dans de bonnes conditions.
Monday.com propose un logiciel de gestion de projets particulièrement complet. Son design épuré et son utilisation intuitive en font un logiciel idéal pour le télétravail. Pour chaque projet créé, on peut facilement fixer des tâches que l’on peut ensuite attribuer à différentes personnes. On peut également fixer des deadlines et ajouter des alertes pour suivre l’évolution des projets et faire quelques adaptations au fil du temps si nécessaire.
Les avantages du logiciel de gestion de tâches Monday.com :
- Un tableau de bord simple et efficace sui permet de créer facilement des rapports de performance.
- Une création aisée de nouveaux projets avec un suivi simplifié pour pouvoir les réajuster régulièrement avec la participation de vos collaborateurs.
- Un logiciel qui favorise le travail en équipe.
Il existe bien entendu d’autres outils de gestion de tâches tels que le célèbre Trello et ses alternatives.
2. Application de visioconférence
Il est de plus en plus courant de trouver un emploi où vous pouvez travailler certains jours de la semaine depuis votre domicile. La complexité de la vie professionnelle et personnelle dans un monde en plein essor entraîne des changements fondamentaux dans l’emploi, et l’un d’eux est la question de la nécessité d’être présent sur le lieu de travail en permanence.
Quand on se lance dans un nouveau projet, il est indispensable de pouvoir échanger lors de réunions. Lorsque l’on travaille à distance, la meilleure solution reste la visioconférence. De nombreuses sociétés proposent de la visio comme Zoom, Skype ou encore Microsoft Teams. Elle peut servir pour un simple échange entre deux personnes ou pour une réunion plus conséquente. Cependant, il y plusieurs paramètres à prendre en compte :
- Nombre d’utilisateurs présents en même temps : vous devrez choisir un système de visioconférence qui pourra s’adapter au nombre de personnes présentes lors de vos réunions. Il s’agit de regarder quel est le nombre maximal de personnes qui pourront être présentes au même moment mais aussi de vérifier comment les invités pourront interagir entre eux (par un système de salle d’attente en ligne par exemple pour plus de fluidité dans les conversations).
- Sécurité du système de visioconférence : pour une visioconférence entre particuliers, inutile d’être à cheval sur la sécurité des données mais dans le milieu professionnel c’est essentiel. Certaines informations divulguer lors d’une visioconférence doivent rester confidentielles donc il est essentiel de vérifier que le système choisi vous garantisse une sécurité maximale.
- Options complémentaires : elles sont variables d’un système à l’autre. Vous pouvez parfois retoucher votre apparence ou changer l’arrière-plan ce qui peut s’avérer utile quand on travaille depuis chez soi mais que notre intérieur n’est pas forcément adapté. Certains systèmes proposent également de partager des documents à l’écran.
Skype ou Zoom pour rester en contact pendant le télétravail
Nous connaissons tous Skype, l’outil d’appel et de chat vidéo qui compte des millions d’utilisateurs. Skype s’adapte à tous les appareils. Vous pouvez l’utiliser sur votre téléphone portable, tablette ou ordinateur.
Il peut être utilisé avec une audioconférence avec un maximum de 50 utilisateurs. Mais ce n’est pas tout, cet outil vous donne également la possibilité d’enregistrer les appels, d’activer les sous-titres en direct ou de communiquer par le biais du chat intelligent.
Il vous permet également d’envoyer des fichiers, de mener des entretiens et de vous connecter de n’importe où et à tout moment.
Une alternative qui connait un succès fulgurant est la plateforme Zoom. Cette application permet de réaliser des vidéoconférences de groupe. Jusqu’à 1000 personnes peuvent discuter en une seule conversation ! L’application permet le partage d’écran et les annotations de groupe.
3. Outil de discussion instantanée / chat
Echanger entre collaborateurs par mail ou par téléphone est toujours possible quand on travaille à distance mais de nombreux avantages sont en faveur de la discussion instantanée. Slack et Microsoft Teams sont les leaders sur le marché dans ce domaine. Cette solution présente des avantages qui en font un outil incontournable pour le télétravail :
- Une solution qui permet de savoir rapidement si un collaborateur est en ligne pour vous permettre de lancer une conversation au bon moment.
- Une trace écrite des échanges avec vos collègues.
- Un partage de documents possible.
- Une discussion publique ou privée en toute sécurité.
Slack, l’application star du chat professionnel
Slack est en quelque sorte la reine des applications de télétravail. Il s’agit d’un service de messagerie en ligne axé sur les groupes de travail, avec des fonctions d’appel et de vidéoconférence intégrées. La différence avec des applications telles que Whatsapp ou Telegram est qu’elle est compatible avec de nombreuses extensions qui nous permettent d’étendre la fonctionnalité du service. RSS, applications de courrier électronique…
Certaines des caractéristiques les plus intéressantes de l’application sont la possibilité de créer des fils de messages et des groupes d’utilisateurs au sein d’un groupe de travail donné. Cela signifie qu’il faut créer des espaces organisés pour tout ce qui concerne un projet, un sujet ou une équipe. Il simplifie également le suivi des conversations et la recherche d’informations dans une archive. Il vous permet de choisir les conversations que vous jugez prioritaires et les plus importantes, et celles qui peuvent attendre.
Slack est née dans le but de limiter le courrier électronique au sein des entreprises. C’est l’outil idéal pour le travail d’équipe.
4. Système de partage de données (cloud)
Le Cloud est un incontournable du travail à distance. Très répandue depuis des années, c’est la meilleure solution pour le partage des données entre les différents membres d’une équipe. Les principaux acteurs du secteur restent One drive, Google Drive et Dropbox. On peut également cité l’alternative suisse kDrive. Cette interface sécurisée présente un double intérêt : celui de partager vos données mais également de les stocker de manière sécurisée en ligne. Elles seront donc récupérables facilement en cas de besoin. C’est un système qui facilite la vie en entreprise (d’autant plus quand on travaille en distanciel) puisqu’il suffit de se rendre sur son Cloud partagé pour obtenir le document que l’on cherche : plus besoin de déranger ses collaborateurs pour le récupérer.
Google Drive & Dropbox largement utilisés en télétravail
Google Drive permet aux utilisateurs de sauvegarder, de partager et d’accéder à leurs fichiers depuis n’importe quel appareil et peut prendre jusqu’à 15 Go d’espace de stockage gratuit. Les documents, tableurs et présentations de Google sont inclus.
Grâce à cet outil, seul un compte Google vous permet d’accéder à vos fichiers depuis n’importe où dans le monde, et depuis n’importe quel appareil. Vous pouvez également partager des fichiers et des dossiers en invitant d’autres utilisateurs, sans avoir à les télécharger et à les joindre à un email.
Dropbox est un outil très utile, car elle vous permet de télécharger et de transférer des fichiers vers le cloud, et de les partager avec qui vous voulez. Vous pouvez également créer des sauvegardes de photos, de vidéos, de documents et de tout ce que vous voulez.
C’est le premier espace de travail intelligent au monde, où tout le contenu de votre ordinateur est rassemblé en un seul endroit. Dropbox vous aide à vous organiser, à rester concentré et à tenir tout le monde au courant de ce qui se passe. Des suggestions personnalisables vous permettent de trouver des fichiers et des dossiers au bon moment, ce qui vous permet de passer moins de temps à les chercher. Cette plateforme est également utile pour vous synchroniser avec vos collègues, vous aider à coordonner votre équipe et faire avancer vos projets avec les outils que vous utilisez au quotidien.
Le travail à distance est en plein essor. Il est donc essentiel que les employeurs comme les employés y trouvent leur compte. Les outils présentés ci-dessus permettront à chacun de travailler de manière sereine et efficace.
Pour compléter cet article, voici une vidéo utiles qui donne encore quelques outils supplémentaires pour le télétravail :
