De plus en plus, les entreprises utilisent les outils numériques pour gérer les approvisionnements et les relations avec leurs fournisseurs. La mise en place des procédures dématérialisées fait partie intégrante des stratégies d’e-procurement. L’une des solutions les plus utilisées dans ce cadre est le Punch out. C’est un catalogue électronique mis en place par le fournisseur. Il permet de connecter l’environnement de vente du vendeur à la solution achat de ses clients. Tout ce que vous voulez savoir sur le Punch out est à lire dans cet article.
Le Punch-out : présentation du concept
Loin d’être une simple méthode d’approvisionnement, le Punch out est davantage une solution d’achat qui assure une connexion automatique entre le fournisseur et ses clients. Grâce à ce catalogue, les entreprises peuvent commander les marchandises en ligne, en se connectant directement sur le site marchand de leur fournisseur ou sur une Marketplace B2B. Cette connexion se fait depuis le système d’achat de l’entreprise cliente. Les bénéfices engrangés par les vendeurs et les acheteurs qui utilisent la solution Punch-out sont multiples.
ERP, CRM, qu’importe la solution d’achat utilisée au sein de votre entreprise, vous pouvez commander vos produits sans quitter votre bureau, en vous servant de votre propre système d’approvisionnement. C’est chez Ariba, un fabricant de logiciels que l’on entend parler pour la première fois du Punch-out. Il faut dire que Ariba est également fournisseur de solutions informatiques. Ce catalogue fait partie du package des solutions d’e-procurement. Ces méthodes permettent de dématérialiser les transactions commerciales entre l’entreprise et ses fournisseurs.
Assurer une connexion directe entre la solution web du fournisseur et le système de l’acheteur, c’est tout l’intérêt du Punch-out. Pour se connecter au système marchand du vendeur, l’utilisateur passe par son propre environnement achat. Au moment de la valider la demande d’achat, seules les conditions préalablement négociées entre les parties s’appliquent. Il s’agit notamment des prix des marchandises, des réductions éventuelles, des remises, des conditions de livraison, etc.
La validation de la demande d’achat se fait automatiquement après l’édition de celle-ci. Cette procédure est conforme au circuit de validation en vigueur au sein de l’entreprise cliente. Après avoir été validée, la demande d’achat se transforme en commande avant d’être envoyée au fournisseur.
Un aperçu sur le fonctionnement du Punch-out
Solution d’e-procurement, le Punch-out permet de connecter l’acheteur à son fournisseur via leurs deux solutions d’achat en ligne. Pour ce faire, l’acheteur doit passer au peigne les sites marchands de ses fournisseurs pour trouver la meilleure offre. Les différentes étapes de cette méthode sont l’accès au catalogue électronique, la recherche et la sélection des produits, la commande et l’achat. Toutes ces étapes se font sans jamais quitter la plateforme d’e-procurement de l’acheteur.
Les moyens de paiement électronique permettent de régler la facture de la commande validée et en attente de livraison. Après avoir ouvert sa plateforme d’e-procurement, la recherche d’un ou de plusieurs fournisseurs constitue la première étape d’une procédure Punch-out. Ensuite, l’acheteur procède au choix des fournisseurs en tenant compte des offres les plus intéressantes. Grâce à un basculement du système, ce dernier accède à la Marketplace du fournisseur ou à sa boutique en ligne.
Chaque acheteur est tenu d’authentifier son accès à la plateforme par un mot de passe. Dès lors, ce dernier peut naviguer à travers le site du vendeur et procéder au choix des produits. Selon ses besoins, des remises peuvent lui être accordées et même un catalogue de produits personnalisés peut être mis à disposition. Les produits sont ajoutés au panier de la même manière que cela se fait dans la boutique physique du commerçant.
Une fois terminé l’ajout des produits dans le panier, au lieu de passer directement la commande, l’acheteur fait un Punch-out. Autrement dit, les données de sa commande sont rapatriées vers sa propre solution d’e-achat. Elles y seront approuvées puis validées avant que le règlement électronique de la facture n’intervienne. La commande ainsi générée est ensuite envoyée au fournisseur de manière automatique. Puis suivra son traitement par les équipes de vente dont l’une des missions essentielles est le lancement de la procédure de livraison.
Quels sont les principaux avantages du Punch-out ?
La mise à jour et l’actualisation des données contenues dans le catalogue Punch-out n’incombent pas au client, mais plutôt au fournisseur. C’est l’un des principaux avantages de cet outil. Le fournisseur est chargé de publier le catalogue, d’assurer sa maintenance et de mettre régulièrement à jour les informations qui s’y trouvent. Cette gestion unilatérale du catalogue Punch-out offre un gain de temps à l’acheteur et des économies substantielles.
Le fait que la gestion du catalogue Punch-out soit confiée au fournisseur implique un suivi régulier de sa publication et une amélioration constante des données disponibles en matière de précision. Dans une procédure Punch-out, le fournisseur est aussi chargé de mettre en ligne les informations utiles. Ainsi, le client peut facilement accéder aux données concernant les offres de produits ou de services. Parmi les informations que les clients recherchent en priorité, il y a la quantité des produits disponibles en stock, les remises, les réductions sans oublier les frais de port.
Par ailleurs, la centralisation des achats et leur simplification sont d’autres avantages qu’offre le catalogue Punch-out. Les acheteurs et les responsables des achats au sein des entreprises bénéficient de tarifs préférentiels par leur statut de clients fidèles. La relation de confiance qu’ils entretiennent avec le fournisseur, dans le cadre d’un partenariat de longue durée, se matérialise par un accès direct au catalogue Punch-out depuis leur interface achat.
Parmi, les solutions d’achats en ligne, le Punch-out est celle qui permet de rationaliser les achats. De ce fait, la recherche des articles peut se faire grâce à une application interne qui permet de gérer les procédures d’achats. Le fait de connaître et de sentir à l’aise dans l’environnement achat du fournisseur facilite la navigation sur le site marchand, la recherche des produits et leur sélection.
L’amélioration des procédures d’achats au sein des entreprises par le catalogue Punch-out
L’une des facilités du Punch-out est l’optimisation du processus de recherche des produits. L’automatisation des interactions entre vendeurs et acheteurs et la centralisation des procédures d’achats sont à l’origine de la fluidité constatée au moment de sélectionner les produits. D’autre part, l’on constate une aisance dans la prise de décisions d’achat. Cet état de choses se justifie par un libre accès aux informations, leur richesse et leur haut niveau de précision.
En effet, grâce au Punch-out, le client obtient une quantité importante d’informations sur l’offre du fournisseur. Toutes ces informations sont issues de la base des données du fournisseur et leur exploitation minutieuse réduit considérablement les risques d’erreurs. De plus, la mise à jour de ces données se fait régulièrement et automatiquement sans qu’une intervention humaine soit nécessaire.
La mise en place d’un catalogue Punch-out améliore la productivité des entreprises. En effet, la majorité des tâches sont gérées de manière automatique et celles qui restent sont à la charge du fournisseur. En réduisant ainsi la charge de travail des équipes achats, celles-ci gagnent en productivité. Elles peuvent alors consacrer plus de temps aux tâches plus valorisantes en raison de leur importante plus-value.
L’implication de la fonction achat dans la prise en charge de la crise sanitaire
Même si c’est à des degrés différents, la crise sanitaire a impacté de nombreux secteurs d’activités. Toutefois, les experts s’accordent à reconnaître que l’efficacité de la riposte contre la pandémie est étroitement liée aux modifications de procédures intervenues au sein des entreprises. Il ne fait aucun doute que la dématérialisation des procédures d’approvisionnement a accéléré la réponse à la crise sanitaire.
L’une des conséquences de l’e-procurement est la montée en puissance des solutions d’e-achats. Ces innovations ont permis de dissiper les tensions entre les vendeurs et les acheteurs. La raison étant la simplification des procédures de commandes et le règlement des factures par des méthodes électroniques.
En période pandémie et notamment durant le premier confinement intervenu au printemps 2020, le respect des délais de livraison et l’exécution rapide des commandes sont les deux atouts qui ont permis le maintien de l’activité. La connaissance du fournisseur est par conséquent un critère essentiel pour mettre en branle ce dispositif et bâtir une relation de confiance entre les différents intervenants. Pendant la crise, l’on a pu constater une modification des missions dévolues à la direction des achats.
En effet, une préparation, tant sur le plan humain que matériel, s’est avérée nécessaire. Afin de répondre efficacement aux nombreuses sollicitations du secteur médical, il a fallu mettre en place des outils de digitalisation des procédures et le télétravail. Cette période a également permis de renforcer les liens entre les vendeurs et les acheteurs. Selon les résultats d’un sondage, il apparaît clairement que pour 67 % de sondés, les délais de paiement ont été respectés. Bien plus, un rétrécissement de la période de règlement des factures a même été observé.
Comment les avancées technologiques ont-elles permis d’améliorer les procédures d’approvisionnement ?
En matière d’achats électroniques, les avantages des outils innovants sont multiples. La possibilité de se concentrer sur les fournisseurs stratégiques est l’un d’eux. Cette concentration permet de réduire les coûts cachés. L’utilisation des services en ligne permet par exemple de capitaliser les services achats dans les entreprises.
En outre, rationaliser le nombre de fournisseurs aide les entreprises à réduire les coûts de production et à mieux affronter les contraintes budgétaires. À titre d’illustration, en vous approvisionnant chez un même fournisseur, vous pouvez diminuer et même annuler les dépenses correspondant aux achats quotidiens. La centralisation des commandes, l’efficacité des procédures et leur transparence sont parmi les options managériales à mettre à l’actif de ces améliorations.
Opter pour une stratégie axée sur les résultats en matière d’e-achat, c’est aussi l’intérêt de faire appel aux outils innovants dans les entreprises. La digitalisation de la fonction achat améliore par exemple la productivité de l’entreprise. Le fait d’optimiser les méthodes organisationnelles et d’adosser les procédures d’achat sur les outils numériques garantit une réactivité et une efficacité certaine des unités de production. Une enquête, diligentée par les Nations Unies, montre que la part de l’automatisation dans l’accroissement de la productivité des entreprises est de 50 %.
Cependant, les experts observent que, durant la crise sanitaire, plusieurs entreprises ont mis en place des systèmes d’achat en ligne en faisant appel aux solutions d’e-achat. Or, selon les mêmes sources, c’est justement dans ces entreprises que la soutenabilité de la productivité est perceptible.
L’urgence de mettre en place des politiques d’achats responsables au sein des entreprises
Les experts l’affirment également avec certitude, seules les entreprises ayant mis en place des politiques d’achats responsables ont pu se démarquer pendant et après le confinement. Autrement dit, ce dispositif leur a permis de mieux s’adapter au contexte et de gérer efficacement leur carnet de commandes, malgré la crise.
Selon une étude récente, la pandémie du covid-19 a réussi l’exploit de ramener sur les devants de la scène la problématique des achats responsables. Elle a aussi permis de démontrer que cette politique peut être utilisée pour prévenir les crises et mieux gérer les risques y afférents.
Pour trois quarts des personnes interrogées, c’est grâce aux achats responsables que certaines entreprises ont survécu. Parler d’achat responsable suppose également une bonne gestion de la relation avec les fournisseurs. C’est ce qui a permis de limiter les risques de rupture d’approvisionnement et partant, des tensions sociales. En plus du maintien de l’activité, le gain de visite lors de la reprise est une autre conséquence de cette bonne gestion.
Pourtant, les répondants n’ont pas hésité à attirer l’attention des décideurs sur l’urgence d’un accompagnement des entreprises et d’une protection de l’entrepreneuriat, au plan financier. Certes, les enjeux sociaux sont loin d’être une priorité pour l’heure. Mais d’une manière générale, les sondés ont pris conscience de leur importance et l’on peut s’en féliciter. Repenser les stratégies des entreprises en période d’après crise, c’est ce que recommandent plus de 60 % de personnes interrogées. Objectif : amener les entreprises à plus de responsabilités en matière d’achat.
