En entreprise, plusieurs activités sont programmées et organisées. Au nombre de ces activités, les réunions quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles et annuelles. En dehors de celles qui ont été programmées d’avance, il faut prendre en compte aussi les réunions extraordinaires. Chacune de ces têtes à têtes est sanctionnée par un compte rendu ou un procès-verbal dument rédigé par un membre dédié. La rédaction du PV étant une procédure et obligation légale, il est indispensable de le rédiger. Découvrez dans cet article qui fait la rédaction de PV de la réunion du CSE et comment il procède.
Rédaction de PV : en quoi consiste ce travail ?
Toute entreprise ayant au moins 11 salariés est appelée à mettre en place un Comité social et économique (CSE). Le CSE en tant qu’instance représentative de l’entreprise organise des réunions. Selon la loi, le déroulement de chaque réunion doit être transcrit dans un Procès-verbal. Ainsi, le PV est le document officiel qui retrace les échanges verbaux tenus lors de la réunion et fait un constat. Le but d’un PV est donc de consigner de façon officielle et par écrit, les grandes décisions prises au cours de la réunion du CSE.
Contrairement à un compte rendu cse, le PV confirme la représentation du personnel dans l’entreprise. Ce document comporte des informations sensibles et confidentielles. Il est de ce fait rédigé par une personne de confiance et spéciale dans un délai de 15 jours après la réunion. À la fin de la rédaction, le PV est validé et publié.
Qui est chargé de rédiger un PV ?
Le PV en soi est un document de grande importance qui doit être rédigé à la fin de chaque réunion du CSE pour donner une force juridique aux décisions, échanges et engagements pris. En raison du caractère confidentiel, sa rédaction relève légalement du rôle du secrétaire du comité. Le secrétaire de CSE est doté de la compétence exclusive d’accomplir cette tâche.
Il est appelé à faire la retranscription des échanges de la réunion du CSE en toute impartialité et ne rien omettre. Confier la rédaction du PV à la direction, c’est avoir une retranscription partiale. Cette prise de position est donc empêchée lorsque le secrétaire de l’instance demeure le seul chargé de la rédaction. Ce dernier est obligé de respecter les délais de rédaction conformément à la loi et aux dispositions de l’entreprise. Pour retranscrire les propos verbaux d’une réunion de 2 heures par exemple, il faut au moins 8 heures. Pour recueillir ses propos, le secrétaire dispose de différents moyens.
Comment rédiger le PV ?
Rédiger le PV d’une réunion du CSE est loin d’être une tâche facile et simple. Fastidieuse, la rédaction d’un PV demande du temps, de la concentration et de l’énergie. Toutefois, les dépenses à faire varient d’un moyen de rédaction à un autre. D’abord, le secrétaire a la possibilité de prendre des notes dans son agenda, dans son smartphone ou dans son ordinateur si possible.
Aussi, il a la possibilité d’enregistrer les discussions afin de les retranscrire fidèlement. Un autre moyen de rédaction d’un PV est de confier la mission à l’assistante administrative ayant des compétences rédactionnelles. Celle-ci agit selon une clause de confidentialité. En dehors du secrétaire et de l’assistante administrative ou en cas de démission du secrétaire du cse, il est possible de faire recours à un prestataire extérieur pour rédiger le PV de la réunion du CSE. C’est une option valable en attendant le retour du secrétaire ou la nomination d’un nouveau. Le prestataire extérieur est tenu de respecter scrupuleusement la confidentialité du document confié.
Comme on peut le voir dans cet article, la gestion d’un CSE ne s’improvise pas ! Une formation CSE peut donc permettre aux membres de se familiariser avec des notions essentielles pour tout savoir de son mode de fonctionnement.
