Contrairement à un email classique, un email professionnel doit être rédigé selon des règles. Plusieurs points sont à prendre en compte au moment d’écrire un email professionnel. Cela permet d’assurer la pertinence des informations et la forme de respect adressé au destinataire. C’est à travers l’email professionnel que vous devez préserver votre image ou celle de votre entreprise.
Les caractéristiques d’un email professionnel
L’email professionnel est un courrier électronique utilisé dans un contexte professionnel. À cet effet, il doit avoir certaines caractéristiques qui le distinguent des autres types d’email, ceux envoyés par courtoisie par exemple. Même la manière de rédiger un email professionnel est différente de celle des autres formes d’email.
Contenu d’un email professionnel
Parce qu’il s’agit ici d’un courrier permettant de communiquer de façon professionnelle, il doit respecter une certaine forme. Dans un premier temps, la ligne contenant l’objet de l’email est explicite, selon le motif du courrier. Il peut désigner un poste si le mail est destiné à une candidature pour une offre d’emploi par exemple. Les premières phrases, aussi appelées formule d’appel, sont choisies en fonction de votre relation avec le destinataire. Elles servent à saluer.
Pour ce qui est du corps de l’email, chaque ligne compte afin que le courrier présente une longueur modérée tout en contenant tous les éléments essentiels du message à adresser. Il y a ainsi la présentation de l’envoyeur, l’objectif du mail et le message. Pour finir, l’email est clôturé avec une formule de politesse, puis une signature.
Une autre forme de communication
L’email professionnel, en dehors du message qu’il contient, est un dossier qui restera dans la base de données d’une entreprise. C’est la raison pour laquelle son contenu doit absolument être formel et respecter des règles de rédaction.
Pour le candidat à un poste au sein d’une entreprise, le premier email qu’il envoie restera dans son dossier si sa candidature est retenue. Ce qui implique que l’email professionnel qu’il a envoyé présente une importance capitale pour sa carrière professionnelle. Il en est de même pour une demande collaboration, de réclamation, d’explication ou une autre forme de demande. Ce courrier sera pris en compte dans toutes les démarches qui suivent, surtout en cas de conflit entre deux parties.
Usage d’un email professionnel
Nombre de circonstances peuvent demander l’utilisation d’un email professionnel. Bien évidemment, il sert uniquement dans le cadre des relations professionnelles. Voilà pourquoi il est plus judicieux d’avoir une adresse mail spécialement dédiée au domaine professionnel et une autre adresse mail personnelle pour les autres usages. L’email professionnel est utilisé le plus couramment pour :
- Envoyer des candidatures : il s’agit ici d’une adresse mail professionnelle créée par l’utilisateur lui-même.
- Communiquer avec les clients ou les partenaires : en l’occurrence, c’est l’adresse mail de l’entreprise qui est utilisée pour envoyer l’email.
- Communiquer entre collègues : une fois intégré dans une entreprise, chaque employé reçoit une adresse mail portant le nom ou les indications de la société. C’est celle-ci qui sera donc utilisée pour la communication interne durant les heures de travail.
- La prospection auprès des clients cibles ou des potentiels partenaires : ce genre d’email est envoyé en masse pour faire connaître un produit ou un service proposé par l’entreprise. L’adresse doit ainsi porter la signature de la société à promouvoir.
Il est important de souligner qu’un email professionnel doit avoir un côté formel. Voilà pourquoi certaines règles doivent être respectées afin de préserver votre intégrité. Il peut y avoir des cas pendant lesquels il peut y avoir un relâchement avec ces normes. L’échange d’email entre collègues peut être pris comme exemple ici. Mais en général, la forme et le contenu d’un email professionnel conservent leur image. La politesse est de rigueur avec ce type d’email. Aussi, un message concis et pertinent doit être passé dans le courrier.
Une rédaction standardisée et bien structurée
Dans le monde de l’entreprise, une rédaction standard est destinée aux emails professionnels. Elle peut sensiblement être différente pour certains, mais dans la majorité des cas, la manière de structurer un email professionnel reste similaire pour tous.
Afin de respecter les règles prescrites pour rédiger convenablement un email professionnel, certains éléments constitutifs sont obligatoires.
- L’objet : c’est la raison de votre courrier. Il convient d’indiquer l’objet du message afin que le destinataire puisse classer votre email selon son niveau d’importance.
- La salutation : comme il a déjà été expliqué, le signe de politesse et de respect est primordial dans un email professionnel. Selon la nature de l’email, vous pouvez saluer votre interlocuteur en fonction de son rang. Un collègue peut directement être mentionné avec son prénom, un supérieur peut être désigné avec un « monsieur ou madame » et un dirigeant peut être indiqué avec son statut (directeur, PDG, etc.)
- Le corps de l’email : il peut être structuré en plusieurs parties, mais tout dépend des raisons du courrier. Il peut débuter avec une présentation si vous n’êtes pas encore familier avec le destinataire. Dans le cas contraire, vous pouvez directement passer par le message qui est le véritable objectif du mail.
- La phrase de clôture : si vous deviez résumer votre message, c’est à cette partie qu’il faudra apporter des précisions.
- La formule de politesse : quelle que soit la nature de votre relation avec le destinataire, vous devez toujours finir votre email professionnel avec une formule de respect telle que : cordialement, respectueusement, sincèrement, bien à vous, etc.
- La signature : dans le but d’être plus crédible en tant que professionnel, il est indispensable d’avoir une signature sur un email envoyé dans ce cadre.
Avant de rédiger un email professionnel, il est important de savoir choisir correctement son objet. Il doit être concis et accrocheur pour que le destinataire puisse s’intéresser directement au message. En outre, chaque expression utilisée doit être soignée et choisie selon le contexte. En cas d’urgence, l’objet de l’email doit indiquer que le message nécessite une lecture immédiate et une réponse rapide. Attirer l’attention du destinataire est primordial.
