Les réunions en entreprise : nos conseils pour les réussir

Pour éviter les fameuses réunionites, il est important qu’une entreprise fasse preuve d’organisation avant de réunir tous ses collaborateurs et salariés. Voici nos 4 conseils pour qu’une réunion en entreprise soit efficace et productive.

Conseil n°1 : Privilégier un lieu opportun

Pour qu’une réunion soit réussie, il s’agit de privilégier une pièce avec une grande table au centre et de l’espace tout autour. L’endroit doit être éclairé, d’un style épuré et surtout loin du tumulte habituel. Le lieu doit être neutre et propice à l’entente. Si vous avez ce type de salle au sein de votre établissement, l’idéal est d’utiliser ce lieu propice aux regroupements. Si vos participants sont dispatchés dans différents endroits, vous avez la possibilité de louer des espaces dédiés aux rassemblements, en extérieur. La réservation vous permet de louer un espace, le mobilier adéquat, un écran de projection, un wifi haut débit, des paperboards, des stylos et des feuilles. Sans oublier – la machine à café. Le choix des lieux est large – vous pouvez prendre vos décisions dans un appartement haussmannien atypique tout comme créer de nouvelles idées dans un rooftop intimiste. Il existe des espaces dans toutes les grandes villes de France.

Trouver une salle de réunion sur Lyon, Paris, Bordeaux ou encore Nantes est facile, car les offres sont nombreuses !

Conseil n°2 : Fixer vos objectifs à atteindre ensemble

Avant de convier les différents intervenants et participants, prenez le temps d’établir vos objectifs et d’élaborer votre ordre du jour. Pour montrer l’efficacité de votre réunion, vous devez au préalable préparer :

• les axes que vous souhaitez aborder,
• les objectifs à atteindre de votre réunion,
• le contexte des échanges,
• la prise de notes des nouvelles informations.

Réfléchissez, en amont, au type de réunion que vous allez organiser :

• une réunion d’information : bilan de fin d’année, les nouvelles réformes de l’entreprise, la présentation des nouveaux salariés.
• une réunion de revue : le pilotage d’un nouveau projet, sa gestion, ou encore les outils utilisés pour ce projet.
• une réunion de résolution de problème : une décision doit être tranchée.

Pour chacune de ces réunions, différents interlocuteurs seront à convier.

Conseil n°3 : Attirer les bons participants

Maintenant que vous avez défini les enjeux de votre réunion, envoyer vos invitations par email avec accusé de réception – pour limiter les invitations non reçues.

Pour que votre rencontre soit productive, penser à indiquer dans votre email :

• la date et l’heure de la rencontre,
• le lieu du rendez-vous,
• l’ordre du jour,
• la sollicitation de présence à cette rencontre,
• le rôle de leur participation,
• la durée du débat,
• la demande de confirmation de leur présence.

Pour rappel, le type de réunion que vous allez effectuer, va définir les rôles que vont devoir assurer vos participants. A savoir :

• Ecouter : pour une réunion d’information.
• Participer et donner son avis : pour une réunion de revue.
• Prendre des décisions et voter : pour une réunion de résolution de problème.

Plus vous allez apporter d’informations aux participants, plus ceux-ci seront susceptibles d’apporter leurs aides au bon fonctionnement de cette réunion. Mieux : les participants se sentiront concernés par la vie de l’entreprise et passeront plus facilement à l’action !

Conseil n°4 : Encadrer rigoureusement le débat

Pour qu’une réunion se révèle efficace et productive – il faut que vous en soyez le principal arbitre (le manager ou le dirigeant). En matière d’encadrement, vous devez opter pour une animation directive. En préambule, vous devez récapituler les objectifs de cette rencontre. Inciter les participants à donner leurs avis sur les problématiques énoncées. Le temps de parole de chacun doit être limité. La durée de la réunion doit être strictement respectée. Votre mission est avant tout de coordonner le débat et les échanges. Si vous sentez que la discussion se détache peu à peu des objectifs – recentrer et redynamiser l’échange ! Une personne doit dès le départ être nommée, pour qu’une prise de notes soit effectuée.

A la fin du débat, veillez à envoyer le compte rendu à tous les participants. Et enfin, assurez-vous que les décisions soient désormais appliquées. Nul doute, l’organisation d’une réunion en entreprise, requiert un travail en amont de réflexion, et une animation constante et assidue durant le débat.