Le stress d’un nouvel emploi est une réalité. Pour que votre nouvel employé se sente moins stressé, vous devez lui fournir toutes les informations nécessaires sur votre entreprise et l’aider à s’intégrer facilement dans votre culture de travail. Dès le premier jour, l’employé verra comment c’est de travailler dans l’entreprise. Il est donc essentiel de faciliter l’intégration des nouveaux salariés dans l’entreprise afin que l’expérience du premier jour de votre travailleur soit fluide et facile.
Selon un récent rapport, 79 % des entreprises sont insatisfaites de leur procédure d’onboarding. De plus, 20 % des employés qui démarrent dans une nouvelle organisation souhaitent quitter le premier jour. Un plan d’intégration est alors une considération essentielle.
Par contre, offrir une visite rapide des lieux et une formation est insuffisant. Il est essentiel que le personnel soit véritablement intégré. Voyons 5 étapes principales qui sont essentielles à mettre en œuvre dans votre kit de bienvenue pour un on boarding rapide et efficace.
Pourquoi devriez-vous avoir un processus d’intégration ?
Aujourd’hui, le simple recrutement ne suffit plus. Le parcours d’intégration est nécessaire pour donner envie aux collaborateurs de rester dans l’organisation. Optimiser l’intégration des nouveaux employés améliore non seulement leurs premiers jours et leur bien-être dans l’entreprise, mais assure également une fidélisation à long terme en construisant une image favorable et inspirante de l’entreprise qui leur donnera envie de contribuer au succès de l’entreprise.
5 conseils pour optimiser l’intégration des nouveaux collaborateurs
1. Installez le bureau
Avant que le nouveau collaborateur ne franchisse la porte, la première journée de travail doit être aussi organisée que possible. Les responsables doivent avoir un plan d’intégration à l’avance pour que les employés apprennent leurs obligations professionnelles ainsi que, par exemple, une note d’information pour les informer des politiques et procédures de l’entreprise. Envoyez une copie à chaque membre de l’équipe participant au processus d’intégration et assurez-vous de planifier une réunion avec la personne. Vous devriez également partager cet agenda avec votre nouvelle recrue avant qu’elle ne commence. Il existe un nombre de programmes de planification qui peuvent assister des RH de gérer les réunions. Prenez également le temps d’aménager l’espace de travail du nouvel employé.
2. Créez des canaux de communication numériques
Que vous travailliez à distance ou non, l’utilisation d’outils de communication interne est indispensable.
La création de canaux de communication favorise la coopération d’équipe et l’efficacité du travail. Pour cette raison, vous devez fournir aux nouveaux employés un accès à diverses plates-formes d’entreprise, telles que des applications de messagerie électronique, de vidéoconférence et de chat avec le chef d’équipe et le chef de projet.
Vous devez également préciser comment vos collaborateurs peuvent utiliser les différents canaux de communication, par exemple :
- E-mail pour les demandes officielles.
- L’application de chat d’équipe pour communiquer quotidiennement avec vos collègues.
- Le logiciel de gestion de projet pour voir qui travaille sur quelles parties du projet.
Cette étape permettra et favorisera les interactions professionnelles et personnelles des travailleurs.
3. Préparez du matériel pour votre employé
Le premier jour de travail, votre nouvel employé devrait recevoir des documents d’intégration, y compris des documents de l’entreprise et des responsabilités. Donnez à votre nouvel employé le temps de digérer les nouveaux formulaires d’employé et de remplir les documents nécessaires.
Toutes les informations personnelles dont vous avez besoin doivent être incluses dans le paquet (même s’il s’agit d’un paquet partagé électroniquement). Le matériel de présentation est toujours mieux en format vidéo. Il existe plusieurs de programmes (Movavi Enregistreur d’écran, OBS programme d’enregistrement d’écran) pour aider des RH à présenter l’entreprise ainsi que pour expliquer la gestion des tâches importantes au collaborateur. Le paquet de matériel d’intégration doit contenir :
- Une vidéo de l’équipe – une vidéo de tous les départements.
- Une vidéo du PDG – il peut s’agir d’une présentation formelle soulignant les réalisations du PDG, son fonctionnement, etc. Ou vous pouvez passer au niveau supérieur et le personnaliser en demandant au PDG de se présenter dans une petite vidéo.
- Une vidéo de présentation de l’entreprise – les politiques et procédures de l’entreprise pour les nouveaux collaborateurs.
- Tutoriels/vidéos de démonstration – les vidéos expliquant différentes fonctionnalités.
- Une vidéo sur la confidentialité – le processus de transfert et partage des données avec les employés.
- Une vidéo sur la culture d’entreprise – pour aider un employé à comprendre ce que c’est que de travailler dans votre organisation.
4. Mettez à disposition un mentor
Que le nouvel employé rejoigne l’équipe au bureau ou à distance, il est essentiel de l’orienter et de s’assurer qu’il (elle) comprend ses rôles et ses responsabilités. Fournir un mentor aidera à motiver et coordonner les employés.
Quand on accompagne un staff, il y a toujours une contrainte. Après une période de formation et d’orientation, c’est idéal pour les laisser travailler en autonomie. Une personne habilitée devrait travailler avec moins de supervision.
5. Suivez les progrès et donnez votre avis
Pour vous assurer que votre employé fait son travail correctement, vous devez planifier une rencontre individuelle avec votre personnel une semaine après l’orientation et la supervision. Vous devez évaluer l’efficacité de vos nouveaux salariés et les informer des points forts et des défauts que vous avez découverts. Au besoin, vous pouvez aussi leur donner des repères et intervenir pour les aider à mieux faire leur travail.
N’oubliez pas que l’intégration d’un nouvel employé peut être une expérience stressante et exigeante. Il est possible que les nouveaux employés ressentent la même chose tout au long de la procédure. Alors, profitez des avantages des programmes de mentorat pour garantir une intégration en douceur.
Conclusion
Les processus d’intégration des employés qui réussissent sont le reflet du temps et des efforts qui y sont consacrés. Prenez votre temps pour y penser et faire vos devoirs. Les premières semaines ont le plus d’impact sur l’attitude d’un nouvel employé envers votre organisation, qu’elle soit favorable ou mauvaise, et donnent le ton pour son engagement à long terme avec votre entreprise.
