Diriger des équipes en télétravail va devenir le « nouveau normal » pour de nombreux chefs de projet, chefs de produit, responsables marketing et responsables métier. En effet, il est important de miser sur le télétravail pour plusieurs raisons. La première, c’est que de nombreux employés ne souhaitent tout simplement plus se déplacer. Certains d’entre eux sont même prêts à accepter un salaire inférieur pour obtenir cette satisfaction. Deuxièmement, selon Global Workplace Analytics, les entreprises pourraient économiser 11 000 dollars par an pour chaque salarié travaillant à domicile 50 % du temps.

Vous êtes chef d’entreprise et avez décidé de favoriser le télétravail pour réaliser des économies et améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée de vos employés ? Si vous gérez une équipe à distance, quelques bonnes pratiques aideront vos collaborateurs à rester en phase et productifs.

5 conseils pour coordonner vos équipes en télétravail

Que vous l’ayez choisi ou non, vous pouvez être amené à diriger une équipe de collaborateurs à distance. De nombreuses entreprises adoptent ce mode de fonctionnement, car elles rencontrent des difficultés à pourvoir les postes vacants si elles ne proposent pas au moins du télétravail partiellement. Heureusement, il existe plusieurs méthodes et outils SaaS (Software as a Service) pour aider les dirigeants à renforcer la communication, la collaboration, la productivité et l’autonomie dans ce type de situation.

Recruter les meilleures ressources

Tout d’abord, embauchez les meilleurs candidats. Lorsque vous recrutez des employés à distance, votre vivier de candidats s’étend à tout le pays, voire au monde entier dans certains cas. Vous pouvez ainsi choisir les meilleurs talents pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Soyez exigeant : créez une description de poste complète qui énumère vos attentes, en précisant les domaines de spécialisation et les fuseaux horaires concernés. Les meilleurs travailleurs savent communiquer et assumer leurs responsabilités.

Vos collaborateurs doivent également disposer des conditions matérielles nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches. Assurez-vous que les membres de votre équipe ont accès à une connexion Internet fiable, aux équipements les plus récents et à des accessoires confortables, tels d’un fauteuil de bureau ergonomique. Certaines entreprises choisissent de fournir ce matériel. D’autres prévoient une indemnité pour les financer. Dans tous les cas, les employés doivent avoir accès aux outils nécessaires pour travailler et communiquer le plus efficacement possible.

Souvenez-vous que vous n’êtes généralement pas tenu de fournir des équipements ou des fournitures de bureau aux travailleurs indépendants. Si vous le faites, mentionnez-le dans leur contrat.

Concilier différents horaires de travail

Une communication efficace suppose qu’elle intervienne au moment opportun. Il se peut que vous soyez amené à créer un planning de travail englobant différents fuseaux horaires. Il est important de respecter les horaires de vos employés et d’éviter de programmer des réunions avant 8 heures ou après 18 heures pour eux. Efforcez-vous de programmer vos réunions et entretiens en milieu de journée, afin que chacun soit disponible et alerte.

Dans la mesure du possible, organisez-vous pour prendre en compte les travailleurs du matin, de l’après-midi et du soir. Respectez vos plannings en vous présentant aux réunions préparé et à l’heure.

La plupart des logiciels de calendrier, tels que Google Agenda, tiennent compte des différents fuseaux horaires. Vous pouvez également utiliser un planificateur de réunions gratuit comme Time and Date.

Opter pour les meilleurs outils de communication

Sachant que vous économisez près de 1 000 Euros par mois en permettant à un employé de travailler à distance, vous pouvez facilement débourser les 10 à 50 Euros mensuels que vous coûteront les meilleurs logiciels de collaboration. Une équipe en télétravail présente notamment l’avantage d’éviter les frais liés à Internet, aux loyers et aux fournitures de bureau, ce qui vous permet de réinvestir une partie de ce budget dans les applications SaaS les plus performantes.

Lucidspark: tableau blanc virtuel et collaboratif

Les télétravailleurs ne peuvent pas se réunir autour d’un tableau blanc classique, mais ils peuvent se retrouver autour de sa version virtuelle. C’est en tout cas l’une des nombreuses promesses de Lucidspark. Cette solution propose bien d’autres avantages en vous permettant d’utiliser des commentaires, des post-its, des outils de vote, des minuteurs, etc. Cerise sur le gâteau, vous pouvez commencer à essayer ce logiciel gratuitement.

Chanty: outil de chat en ligne pour les entreprises

Chanty est considéré comme une alternative à Slack. Il offre des fonctions de chat, de tableau Kanban, d’appels audio et vidéo, de messagerie vocale, de gestion des tâches, de partage d’écran et de stockage de fichiers. Tout comme Lucidspark, vous pouvez commencer à l’utiliser gratuitement.

Basecamp: gestion de projet en ligne simplifiée

Basecamp est un logiciel de gestion de projet et de collaboration convivial. Si vous connaissez Jira, vous le trouverez plus facile à utiliser, ce qui en fait une alternative intéressante pour les équipes non techniques. Ses fonctionnalités incluent des forums de discussion, un chat, des listes de tâches, le partage de fichiers et outils de planification. Il s’intègre à de nombreux autres outils professionnels et vous pouvez l’essayer gratuitement pendant 30 jours.

Apprendre à gérer son temps

Si certains estiment que la gestion du temps est une compétence accessoire, elle doit pourtant être considérée comme une aptitude indispensable pour les télétravailleurs. Ces derniers doivent en effet savoir concilier leur charge de travail avec tout ce qui peut se passer à leur domicile. Ceux qui apprennent à bien gérer leur temps deviennent souvent plus productifs qu’au bureau et constatent une net amélioration de leur qualité de vie.

Vous pouvez choisir d’offrir un abonnement à un outil de gestion du temps tel que Remember the Milk ou Focus Keeper. Vous pouvez également proposer une formation pour apprendre à mieux gérer son temps. Dans tous les cas, vous aurez tout à gagner en aidant votre équipe à gérer plus efficacement son temps de travail et son temps personnel. Lorsque vous communiquez avec votre équipe, gardez à l’esprit que le travail d’aujourd’hui ne se juge pas nécessairement sur le temps que vos collaborateurs passent à leur bureau, mais plutôt sur les résultats d’un projet. Par conséquent, mettez l’accent sur le travail à produire plutôt que sur le temps passé dessus.

Communiquer les réussites et célébrer les succès

Certains télétravailleurs ne rechignent pas à travailler individuellement. Mais beaucoup d’entre eux finissent par se sentir déconnectés de leurs collègues et de leur supérieur hiérarchique lorsqu’ils travaillent à distance. Ils peuvent ainsi connaître une perte de motivation ou travailler moins bien en raison de cette coupure. Il peut être utile de demander directement aux membres de votre équipe la manière dont ils préfèrent communiquer. Leur réponse vous aidera à savoir comment réagir de la meilleure manière aux tâches qu’ils vous rendent.

Il est important de dire aux membres de votre équipe que vous appréciez leur travail ou au contraire qu’ils doivent s’améliorer. Communiquez les réussites de votre équipe afin qu’ils se sentent plus soudés au sein de l’équipe. Certains membres apprécient également les activités non professionnelles telles que des discussions virtuelles, des concours ou des événements en personne.

Le télétravail va occuper une place importante dans le futur monde du travail. C’est le moment idéal pour commencer à réfléchir à la meilleure façon de soutenir vos équipes et de leur permettre de rester productives, quelle que soit la distance qui les sépare. À long terme, cela fait économiser de l’argent à toutes les parties et libère du temps aux employés, qui peuvent ainsi profiter davantage de leur famille, faire de l’exercice ou s’adonner à leurs loisirs. Un collaborateur plus épanoui est synonyme de dynamisme et de productivité au sein de l’équipe.