L’application de cette méthode de travail comporte de nombreux aspects. Le travail en mode projet est efficace et facile à gérer.
En travaillant de cette manière, vous obtiendrez un projet structuré, en étapes claires et orientées vers les résultats.
Qu’est-ce que le travail en mode projet ?
Quelles sont les caractéristiques du travail en mode projet et, surtout, quels en sont les avantages ? Le travail en mode projet comprend une méthode de travail structurée et planifiée, divisée en étapes claires, dans le but ultime d’obtenir des résultats. Le travail sur les projets se fait donc étape par étape.
Cette méthode offre la possibilité de travailler à des résultats spécifiques par petites étapes claires. Le travail en mode projet peut, par exemple, être basé sur les cinq aspects suivants du projet :
- Les ressources financières
- L’organisation du projet
- Le temps
- La qualité
- L’information
Les principes de base du travail de projet sont résumés ci-dessus. Examinons-les de plus près et expliquons-les pour chaque étape.
1. Ressources financières
En termes de ressources financières, il est important que vous fassiez le point sur les ressources financières disponibles pour réaliser le projet. Vous devez vous assurer que toutes les activités sont réalisées dans le cadre du budget convenu.
En outre, il est important d’inclure dans le budget ce qui est promis en nature par les parties impliquées. Ensuite, en vous basant sur le plan de projet, établissez un budget détaillé en fonction des heures et des coûts.
De cette façon, vous pouvez déterminer si le projet est en bonne voie ou si vous devez faire des ajustements. N’oubliez pas les conséquences financières des écarts par rapport au budget et discutez-en avec les parties concernées.
2. L’organisation du projet
En ce qui concerne l’organisation de l’ensemble du projet, il est important de fixer tous les accords concernant l’organisation du projet. Par exemple, vous devez établir qui est impliqué dans le projet et comment les tâches et responsabilités mutuelles sont organisées. Dans ces accords, vous consignez également la manière dont le retour d’information et l’échange mutuel d’informations sont organisés.
Lors de l’organisation d’un projet, il y a toujours un chef de projet. Définissez les tâches et les responsabilités de ce rôle, puis communiquez-les à toutes les parties concernées.
3. Élaboration d’un plan de projet
Une fois que l’organisation du projet est en ordre, vous pouvez commencer à élaborer un plan de projet. Vous y décrivez toutes les activités dans le temps qui leur est nécessaire et vous réalisez le projet dans le cadre de ce planning. Pour chaque activité du projet, vous pouvez décrire en détail qui est responsable de la réalisation du projet, quelles sont les dates de début et de fin et quelles sont les (sous-)tâches et responsabilités impliquées.
Prenez en compte les éventuels goulets d’étranglement pour chaque activité. Par conséquent, prévoyez un temps réaliste pour travailler sur les projets. Suivez de près la planification générale et prévoyez des évaluations intermédiaires.
Si les choses ne se déroulent pas comme prévu, déterminez entre-temps ce qu’il faut faire pour réaliser le planning pendant le projet. Enfin, il est pertinent de prévoir une période pour le suivi du projet.
4. Qualité des résultats du projet
Il est important d’évaluer la qualité des résultats du projet dans l’intervalle. Pour ce faire, vous pouvez définir les critères de qualité à l’avance. De cette façon, vous pouvez facilement évaluer les résultats et voir si la qualité correcte a été atteinte. Il est ainsi facile de procéder à des ajustements lors d’une évaluation intermédiaire.
Faites prendre conscience aux parties concernées des tâches et des responsabilités qui leur incombent pour atteindre le résultat final. Vous pouvez rendre les critères de qualité intermédiaires plus concrets en utilisant le modèle SMART (Specific, Measurable, Acceptable, Realistic and Time-bound), ce qui les rend faciles à mesurer.
5. Flux d’informations à l’intérieur et à l’extérieur du projet
Déterminer quels flux d’informations internes et externes au projet sont disponibles pour travailler avec succès au résultat du projet, et organiser le projet en conséquence. Pour que les choses soient claires, vous pouvez établir un diagramme de communication et l’utiliser pour cartographier les flux d’informations internes et externes. Dans ce diagramme, vous pouvez indiquer par qui, comment et quand les flux d’informations ont lieu.
Conseils pour un projet réussi
Le travail en mode projet présente de nombreux avantages. En travaillant sur la base d’un projet, tout le monde est impliqué dans le processus et vous pouvez facilement garder une vue d’ensemble. En outre, vous pouvez rapidement procéder à des ajustements si des événements inattendus se produisent. Vous travaillez efficacement et vous vous concentrez sur l’obtention de résultats. Les cinq étapes ci-dessus vous enseignent les principes de base du travail par projet.
En plus des cinq principes de base, il peut être utile de travailler par phases de projet : phase d’initiation, phase de définition, phase de conception, phase de préparation, phase de mise en œuvre et phase de suivi. De cette façon, vous gardez un œil sur la planification globale.
Le bon déroulement d’un projet va de pair avec de bonnes relations avec les parties concernées. Il est important de maintenir de bonnes relations avec les personnes impliquées, et notamment les volontaires, tout au long du projet.
Pendant le projet, vous pouvez vous appuyer sur le plan de projet. Il s’agit d’un instrument tangible et pratique que vous élaborez avant de commencer à travailler sur un projet. Le plan de projet peut vous aider à définir clairement un projet et à formuler des objectifs.
Gestion de projet : manuellement ou avec un logiciel ?
Bien entendu, la méthode la plus adaptée diffère selon les projets. Utiliserez-vous un tableur tel qu’Excel ou utiliserez-vous un logiciel de gestion de projet pour cela ?
Avantages
L’utilisation d’Excel et d’autres tableurs (par exemple Numbers et Google spreadsheet) est souvent gratuite. La plupart des ordinateurs disposent d’Excel ou de Numbers (Apple) en standard. Si vous utilisez l’un de ces programmes, vous avez une liberté totale sur la conception et la mise en page de vos documents de gestion de projet.
Si, à tout moment, vous souhaitez revoir complètement votre document de gestion de projet, vous pouvez le faire vous-même. Avec l’aide de différents modèles Excel, vous pouvez rapidement et facilement commencer à gérer votre projet.
Inconvénients
La gestion manuelle d’un projet peut prendre beaucoup de temps. Vous devez remplir et conserver vous-même toutes les informations relatives au projet. C’est en partie pour cette raison que le risque d’erreurs de saisie est plus élevé. En particulier, lorsque les projets prennent de l’ampleur, les parties impliquées augmentent et l’administration de toutes les activités devient plus importante.
Lorsque vous utilisez un tableur, vous devez également avoir une certaine connaissance des différentes formules. Il faut donc disposer des connaissances nécessaires pour réaliser un document adapté à la gestion de projet. Lorsqu’il s’agit d’Excel ou de Numbers, vous devez toujours faire une sauvegarde de votre document.
Les feuilles de calcul Google n’ont pas besoin de le faire, car elles fonctionnent dans le cloud. Si vous ne le faites pas et que votre ordinateur tombe en panne, vous perdrez toutes les informations relatives à votre projet.
Logiciel de gestion de projet
Le logiciel de gestion de projet informe toutes les parties impliquées dans le projet de leurs tâches et responsabilités. Les logiciels de gestion de projet sont également très adaptés aux projets dans lesquels des sprints sont utilisés. Cela a souvent un effet motivant à la fois sur les chefs de projet et sur toutes les autres parties concernées.
En outre, l’utilisation d’un logiciel de gestion de projet permet de rassembler les connaissances et les qualités de toutes les parties concernées dans un seul système. De cette façon, chaque partie impliquée peut faire ce qu’elle sait faire, ce qui contribue à une collaboration réussie.
En outre, les logiciels de gestion de projet sont souvent basés sur Internet. L’avantage est que toutes les parties concernées peuvent consulter les informations et l’avancement des projets en ligne à tout moment et en tout lieu. Plus de paperasse qui traîne, mais toutes les informations clairement regroupées grâce à un logiciel de gestion de projet.
Meilleurs logiciels de gestion de projet
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Essayez un logiciel de gestion de projet gratuit
Dans de nombreux cas, vous pouvez essayer gratuitement un logiciel de gestion de projet. De cette façon, vous pouvez découvrir gratuitement les possibilités du logiciel de gestion de projet choisi. Une période d’essai est souvent associée à l’essai gratuit du logiciel de gestion de projet. Cette période d’essai dure généralement quatorze ou trente jours.
Après la période d’essai, vous pouvez alors décider d’acheter le logiciel ou de chercher d’autres moyens possibles de gestion de projet. La période d’essai est sans engagement et vous n’êtes donc lié à rien si vous avez temporairement essayé le logiciel gratuitement. De cette manière, vous pouvez être sûr de choisir le logiciel de gestion de projet qui vous convient, à vous et à votre projet.
