Vous devez réaliser une veille réglementaire ? Vous avez besoin de conseils pour réaliser cette dernière ? Cet article est fait pour vous ! Nous allons vous donner toutes les informations à connaître sur la veille réglementaire, mais également les différentes étapes pour mettre en place cette dernière.
Qu’est-ce qu’une veille réglementaire ?
Dans le milieu professionnel, la veille réglementaire va se diviser en deux parties distinctes : la première va concerner la conformité réglementaire HSE et la deuxième va faire référence aux normes qui encadrent un produit. Le but de cette veille est tout simplement de surveiller les différentes informations qui peuvent apparaître d’un point de vue juridique et réglementaire. Ainsi, une entreprise sera en mesure de s’adapter à ces nouvelles exigences pour être toujours plus performante.
Quels sont les objectifs de la veille réglementaire ?
La veille réglementaire peur répondre à différents objectifs. Néanmoins, le but premier de cette dernière est de détecter, d’analyser et d’exploiter les informations liées aux réglementations. Et cela va toucher à différents aspects comme les activités, les équipements, les infrastructures ou encore les procédés d’une entreprise. Cette dernière sera en mesure de s’adapter aux évolutions et donc d’être amélioré.
Comment mettre en place une veille réglementaire ?
Vous avez envie de mettre en place une veille réglementaire, mais vous ne savez pas comment vous y prendre ? Nous allons vous donner les différentes étapes à respecter pour que cette dernière puisse être efficace.
Déterminer la méthode idéale pour votre veille réglementaire
Avant de vous lancer dans une veille réglementaire, vous devez déterminer la méthode adéquate pour que cette dernière puisse être mise en place. Pour cadrer correctement votre projet, vous devrez :
- Déterminer des objectifs : ces derniers vous permettront de savoir dans quelle direction tourner votre veille réglementaire.
Il faut avoir le temps de mettre en place votre veille réglementaire. C’est donc quelque chose qu’il faut prévoir sur le moyen ou long terme. - Désigner un chef de projet : ce dernier agira en tant que chef d’orchestre et pourra mener à bien les différentes actions nécessaires pour une veille réglementaire réussie.
- Déterminer de manière claire le périmètre de votre veille réglementaire.
- Mettre en évidence les moyens nécessaires à la bonne réalisation de votre veille réglementaire.
Identifier des sources fiables et pertinentes
Pour réaliser une veille réglementaire, il est important d’avoir des sources fiables et pertinentes auxquelles vous pouvez vous référer. Ainsi, vous devrez prendre en compte les différents textes applicables en accord avec les activités de votre entreprise. Bien qu’un texte de loi sera plus difficile à comprendre, ce dernier restera tout de même plus précis qu’un écrit vulgarisé.
Élaborer son référentiel réglementaire
Pour structurer votre collecte d’information, nous vous conseillons de créer un référentiel réglementaire pour votre veille. Cela peut comprendre différents éléments comme :
- Le secteur d’activité.
- Le nombre d’employés.
- Le statut juridique.
- Le classement ICPE.
Bien évidemment, cette liste n’est pas exhaustive. Nous vous conseillons de bien choisir votre support pour une collection d’information efficace.
Traiter et analyser les informations HSE
Une fois que vous avez récolté assez d’information pour structurer votre veille réglementaire, il faudra passer du temps à traiter et analyser ces dernières. Pour que cela soit plus simple, il est possible d’utiliser un outil spécifiquement dédié à ce type de veille. Cela peut être d’autant plus intéressant si vous n’avez pas les compétences techniques dans un domaine en particulier.
Partager le contenu de la veille
Lorsque vous avez récolté vos informations, que vous avez les traiter et analyser, il ne vous reste plus qu’à partager ces dernières. Ce rapport doit être donné à l’ensemble des personnes concerné au sein de votre organisation.
Cela permettra de :
- Mettre en place une stratégie et des moyens de communication. Ainsi, la transmission de votre veille réglementaire se fera de manière plus simple.
- Divulguer toutes les informations importantes comme des textes de référence. Bien évidemment, une explication des experts pourra aider toues les personnes concernées à mieux comprendre le contenu du rapport.
- Prévoir également une documentation pertinente et complémentaire afin que le rapport soit le plus fiable possible. De plus, cela permettra de mettre en place les différentes préconisations.
Préparer correctement l’évaluation HSE
La dernière étape pour mettre en place une veille réglementaire est tout simplement de préparer correctement votre évaluation HSE. Les informations obtenues doivent être exploitables afin de :
- Anticiper les évolutions réglementaires et les mettre en application le plus rapidement possible.
- Mesurer le taux de conformité de l’entreprise. Cela permettra de savoir si cette dernière répond aux exigences en vigueur ou non.
- Mettre en avant les mises en conformité en cours, dans le cas où il y en aurait.
Vous l’aurez compris, la veille réglementaire est un élément indispensable à toutes entreprises. Cette dernière doit donc être réalisée avec du sérieux et les services concernés doivent être informés des différentes normes. Dans le cas où ces dernières ne sont pas respectées, une mise en conformité sera nécessaire.
